Niveau de qualification : 4 - Savoirs factuels et théoriques
Code Rome
M1601 Accueil et renseignements
M1602 Opérations administratives
M1607 Secrétariat
Formacode
35035 : Secrétariat assistanat spécialisé
35052 : Accueil
35071 : Technique administrative
Présentation de la formation
Objectifs
Les missions du chargé d'accueil et de gestion administrative se répartissent entre le front office (accueil et gestion des visiteurs) et le back office (gestion administrative).
Il doit être capable d'organiser son travail en fonction des priorités fixées et des délais impartis.
Son rôle de premier contact en fait une interface essentielle entre la structure et son environnement, ce qui exige d'excellentes compétences en communication et en gestion…
Les missions du chargé d'accueil et de gestion administrative se répartissent entre le front office (accueil et gestion des visiteurs) et le back office (gestion administrative).
Il doit être capable d'organiser son travail en fonction des priorités fixées et des délais impartis.
Son rôle de premier contact en fait une interface essentielle entre la structure et son environnement, ce qui exige d'excellentes compétences en communication et en gestion relationnelle
L'environnement de travail nécessite une adaptation rapide aux imprévus et peut engendrer des situations de stress, notamment lors de situations conflictuelles
Le poste implique une actualisation constante des compétences liées aux évolutions technologiques.
Réactivité et bonne organisation de son temps de travail? ;
Bonnes capacités relationnelles? ;
Courtoisie et politesse? ;
Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle? ;
Assertivité
En fin de formation le candidat devra être en capacité de :
Assurer les activités d'accueil d'une structure
1 Assurer l'accueil physique et téléphonique
2 Gérer des situations complexes à l'accueil
3 Traiter les flux d'information internes et externes
Gérer les activités administratives d'une structure
4 Prendre en charge les activités administratives courantes
5 Assurer le traitement administratif des dossiers
6 Traiter les réclamations courantes
Programme de la formation
Bloc 1 : Assurer les travaux courants de secrétariat
Initiation et/ou perfectionnement aux outils bureautiques
Production de documents professionnels
Gestion des données administratives
Organisation du poste de travail et confidentialité
Bloc 2 : Assurer l'accueil et le relation client/usager/adhérent
Les techniques de communication, en Français et en Anglais
Accueil téléphonique
Information et orientation du public
La communication écrite d'accueil
Bloc 3 : Contribuer à la gestion…
Bloc 1 : Assurer les travaux courants de secrétariat
Initiation et/ou perfectionnement aux outils bureautiques
Production de documents professionnels
Gestion des données administratives
Organisation du poste de travail et confidentialité
Bloc 2 : Assurer l'accueil et le relation client/usager/adhérent
Les techniques de communication, en Français et en Anglais
Accueil téléphonique
Information et orientation du public
La communication écrite d'accueil
Bloc 3 : Contribuer à la gestion administrative interne
Le traitement administratif des dossiers
La gestion des plannings et l'organisation des activités
Le support administratif aux équipes
Bloc 4 : Développer les compétences techniques transversales
Le développement professionnel personnel
La prévention des risques professionnels
Egalité professionnelle et savoir-être
Notion de base du droit du travail
Validation et sanction
Pour obtenir le diplôme, plusieurs étapes pour le candidat :
Évaluations intermédiaires :
Etudes de cas à réaliser pour chaque bloc de compétences
QCM d'évaluation des connaissances pour chaque compétence professionnelle
évaluations formatives régulières en cours de formation
Évaluation finale pour l'obtention du titre :
Mise en situation professionnelle : 02 h 25 min
La mise en situation professionnelle est constituée de deux parties se déroulant dans le contexte d'une même structure fictive :
1ère partie : mise en situation écrite (durée 1 h 45)
À partir d'informations et de consignes, le candidat traite différents dossiers dans le respect des délais et des procédures et produit les documents qui lui paraissent nécessaires, en choisissant les logiciels qui lui semblent les mieux adaptés. A partir d'une communication simple en anglais, le candidat rédige et transmet un message en français à l'attention d'un destinataire cible.
2ème partie : mise en situation orale (durée 40 minutes dont 10 minutes de préparation)
À partir de scénarios préétablis choisis par le jury, le candidat dispose de 10 minutes de préparation puis de 30 minutes pour :
- accueillir un visiteur et un collaborateur,
- traiter deux appels téléphoniques,
- rédiger des messages à partir de notes prises au cours des situations d'accueil et des appels téléphoniques et les transmettre, via le canal de communication approprié.
Entretien technique : 00 h 10 min
Le jury questionne le candidat sur la compétence « Gérer des situations complexes à l'accueil »
Questionnement à partir de production(s) : 00 h 10 min
Le jury questionne le candidat sur sa production écrite réalisée en amont de la session en lien avec la compétence “Assurer le traitement administratif des dossiers”.
Entretien final : 00 h 15 min
Y compris le temps d'échange avec le candidat sur le dossier professionnel.
Le jury évalue la représentation que se fait le candidat de l'emploi et des comportements professionnels induits.
Durée totale de l'épreuve pour le candidat : 03 h 00 min
Type de formation
Certifiante
Niveau de sortie
BAC
Durée, rythme, financement
Modalités pédagogiques
Bilan à chaque étape du parcours de formation, Alternance d'apports théoriques et de mises en situation pratique et professionnelle, parcours partiel possible si équivalences
Durée
En centre
448 h
En entreprise
210 h
Financement
Conventionnement
Oui
Conditions d'accès
Public
visé
Tout public
Informations sur les publics
Public ayant validé une formation de niveau bac +2 au préalable ou avec un expérience professionnelle dans le secteur du tourisme ou du management de +2 ans
