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Assurer la gestion administrative d'un organisme de formation

Date de mise à jour :
Identifiant Offre Info : 03_261355736F
Organisme responsable : Formites (ouvre dans un nouvel onglet)

Nouvelle recherche

Référentiels

Code Rome

Aucun code métiers (ROME) n'a été associé à cette formation.

Formacode

  • 32054 : Gestion des organisations
  • 35004 : Secrétariat assistanat formation

Présentation de la formation

Objectifs

Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d'être en conformité avec ces obligations Réaliser le suivi des indicateurs Qualiopi et les documents associés, grâce à des procédures administratives, un classement rigoureux et une veille sur les évolutions du référentiel, afin d'offrir un service conforme aux exigences du référentiel national qualité (RNQ)…

  • Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d'être en conformité avec ces obligations
  • Réaliser le suivi des indicateurs Qualiopi et les documents associés, grâce à des procédures administratives, un classement rigoureux et une veille sur les évolutions du référentiel, afin d'offrir un service conforme aux exigences du référentiel national qualité (RNQ)
  • Assurer une publication de l'offre de formation sur les outils numériques disponibles (EDOF, CARIF OREF, KAIROS…), en respectant les règles de communication des différents supports, en assurant une communication inclusive, afin de permettre au grand public d'accéder à l'information sur différents supports
  • Accueillir les candidats à la formation, en mettant en place une procédure d'accueil permettant de leur proposer une action de formation et un financement en adéquation avec leurs profils (Actif, personne en situation de handicap, non actif…) et leurs attentes.
  • Assurer le suivi satisfaction et insertion durant, en fin et post formation des apprenants, selon les règles imposées par le financeur et le commanditaire ou mises en place en interne, afin d'établir les bilans qualitatifs et quantitatifs de la formation
  • Organiser la tenue du dossier candidat et de l'action de formation de l'entrée en formation jusqu'à la clôture de l'action, afin d'assurer la fiabilité des documents et le repérage des documents, en s'appuyant notamment sur les outils numériques.
  • Intégrer les principes de la RSE notamment liés à la sécurité et à la qualité de vie au travail, en participant à l'élaboration et à la mise en œuvre des actions RSE spécifiques obligatoires à la formation, en diffusant les supports de sensibilisation sur les pratiques écoresponsables (accueil, déplacements, fournitures, outils numériques) et en exerçant une veille, afin de garantir une conformité réglementaire, et préserver la santé, la sécurité et le bien-être au travail de toutes les parties prenantes.
  • Mobiliser les outils d'intelligence artificielle pour concevoir, analyser, optimiser et documenter les processus et supports administratifs de la formation, en formulant et explicitant la démarche des prompts adaptés et en évaluant, dans un esprit critique, la qualité, la cohérence, la précision et la conformité des productions IA au regard de la demande initiale et des exigences réglementaires et environnementale, tout en explicitant la démarche (prompt utilisé, capture, justification), dans une logique d'amélioration continue et de transparence.

Programme de la formation

Cadre législatif & obligations administratives Loi « Avenir professionnel » Obligations de formalisation Suivi & traçabilité Conformité DREETS / DGCCRF / RGPD Veille légale et réglementaire Documents réglementaires d'un OF Programme & modalités Convention / contrat / CGV Règlement intérieur Consentement & information RGPD Émargement / certificat de réalisation Mise en place de la démarche Qualité Logique globale des 32 indicateurs Indicateurs…

Cadre législatif & obligations administratives
  • Loi « Avenir professionnel »
  • Obligations de formalisation
  • Suivi & traçabilité
  • Conformité DREETS / DGCCRF / RGPD
  • Veille légale et réglementaire
Documents réglementaires d'un OF
  • Programme & modalités
  • Convention / contrat / CGV
  • Règlement intérieur
  • Consentement & information RGPD
  • Émargement / certificat de réalisation
Mise en place de la démarche Qualité
  • Logique globale des 32 indicateurs
  • Indicateurs concernés / non concernés
  • Preuves essentielles
  • Processus administratifs associés
Cycle d'audit & préparation des preuves
  • Cycle d'audit
  • Déroulement
  • Erreurs fréquentes
  • Conseils de préparation
  • Analyse collaborative de documents
Référencement, information au public & RGPD
  • Référencer un catalogue sur KAIROS, CARIF-OREF
  • Structurer une information claire & accessible
  • Respect du RGPD dans la diffusion
Suivi de la satisfaction & de l'insertion
  • Quand et comment interroger les bénéficiaires ?
  • Construire un questionnaire de satisfaction
  • Construire un questionnaire d'insertion
  • Tableaux de suivi et interprétation
  • Lien avec Qualiopi (indicateurs 1, 2, 30 et 31)
Les acteurs du financement de la formation
  • Intervenants du financement
  • Dispositifs de financement 
  • Quel dispositif de financement proposer à qui ?
Atelier IA 1 : Analyse de conformité documentaire
  • Rédaction d'un prompt adapté
  • Soumission d'une convention / RI / CGV
  • Analyse IA : conformité DREETS / RGPD / obligations
  • Identification des risques & incohérences
  • Révision et validation humaine
Atelier IA 2 : Génération de checklists Qualiopi
  • Génération par IA :
? Preuves attendues par indicateur
? Tableaux de suivi
? Alertes sur pièces manquantes
  • Structuration dans un outil interne
Atelier IA 3 : Support handicap personnalisé
  • Construction d'une fiche “Handicap : accompagnements possibles”
  • IA comme outil d'aide à la personnalisation
  • Vérification des sources officielles
Atelier IA 4 : DUERP et prévention des risques
  • Identification des risques récurrents d'un OF
  • IA pour générer :
? Liste des risques
? Mesures de prévention
? Structuration d'une section DUERP
  • Vérification avec le cadre légal

 

Validation et sanction

  • Cette formation est inscrite au registre des compétences et habilitation auprès de France Compétences sous le n° RS7621 depuis le 26/06/2026
  • Date d'échéance 26/12/2029
  • Organisme Certificateur : Formités
  • A l'issue de la formation, le stagiaire s'engage à passer l'examen préparant à la certification.

Type de formation

Certifiante

Niveau de sortie

Sans niveau spécifique

Durée, rythme, financement

Durée

En centre

83 h

Financement

Conventionnement
Oui
Financeur
  • Bénéficiaire de l'action

    Programme : Individuel (AIF, POEI, Région individuel, autofinancement)

Conditions d'accès

Public visé

  • Tout public

Niveau d'entrée

Sans niveau spécifique

Conditions spécifiques et prérequis

Être titulaire d'un diplôme dans le domaine administratif, gestion ou secrétariat, assistanat PME et/ou une expérience de 2 ans sur un poste administratif ; Maîtriser les outils Pack Office ; Maîtriser les outils de recherches sur Internet Avoir un premier niveau de connaissances de l'organisation et de l'environnement d'un organisme de formation.

Lieu de réalisation de l'action

Modalités d'enseignement

Formation entièrement à distance

Adresse

Périodes prévisibles de déroulement des sessions

Début

Fin

Adresse d'inscription
5 Rue de l'Industrie
74000 Annecy
État du recrutement
Ouvert
Modalités
Entrées / Sorties à dates fixes