Assurer la gestion administrative d’un organisme de formation

Cette certification contribue à former des assistants administratifs aux spécificités de l’assistanat administratif en organisme de formation de petites tailles ou des entreprises conseils qui ont développé une branche formation.

• Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d’être en conformité avec ces obligations
• Réaliser le suivi des indicateurs Qualiopi et les documents associés, grâce à des procédures administratives, un classement rigoureux et une veille sur les évolutions du référentiel, afin d’offrir un service conforme aux exigences du référentiel national qualité (RNQ)
• Assurer une publication de l’offre de formation sur les outils numériques disponibles (EDOF, CARIF OREF, KAIROS…), en respectant les règles de communication des différents supports, en assurant une communication inclusive, afin de permettre au grand public d’accéder à l’information sur différents supports
• Accueillir les candidats à la formation, en mettant en place une procédure d’accueil permettant de leur proposer une action de formation et un financement en adéquation avec leurs profils (Actif, personne en situation de handicap, non actif…) et leurs attentes.
• Assurer le suivi satisfaction et insertion durant, en fin et post formation des apprenants, selon les règles imposées par le financeur et le commanditaire ou mises en place en interne, afin d’établir les bilans qualitatifs et quantitatifs de la formation
• Organiser la tenue du dossier candidat et de l’action de formation de l’entrée en formation jusqu’à la clôture de l’action, afin d’assurer la fiabilité des documents et le repérage des documents, en s’appuyant notamment sur les outils numériques.
• Intégrer les principes de la RSE notamment liés à la sécurité et à la qualité de vie au travail, en participant à l’élaboration et à la mise en œuvre des actions RSE spécifiques obligatoires à la formation, en diffusant les supports de sensibilisation sur les pratiques écoresponsables (accueil, déplacements, fournitures, outils numériques) et en exerçant une veille, afin de garantir une conformité réglementaire, et préserver la santé, la sécurité et le bien-être au travail de toutes les parties prenantes.
• Mobiliser les outils d’intelligence artificielle pour concevoir, analyser, optimiser et documenter les processus et supports administratifs de la formation, en formulant et explicitant la démarche des prompts adaptés et en évaluant, dans un esprit critique, la qualité, la cohérence, la précision et la conformité des productions IA au regard de la demande initiale et des exigences réglementaires et environnementale, tout en explicitant la démarche (prompt utilisé, capture, justification), dans une logique d’amélioration continue et de transparence.