Gestionnaire de projets événementiels

L'assistant chef de projets événementiels accompagnent la proposition de projets et assiste le montage des événements dont il assure le suivi en utilisant divers modes de communication pour assurer la promotion d'une entité (entreprise, artiste, collectivité locale par exemple) auprès de cibles auxquelles l'entité, quelle qu'elle soit, souhaite s'adresser pour ensuite les atteindre directement et les fidéliser.
Il gère l'évènement soit dans sa totalité ou sur un périmètre d'intervention plus spécifique (logistique, régie, communication, diffusion...)
Liste des activités visées :

• Développer un réseau professionnel
• Organiser l'évènement
• Assurer le bon déroulement de l'évènement
• Communiquer autour de l'évènement

Le (la) titulaire est capable de :

• Identifier les clients potentiels sur son périmètre d'activités
• Assurer une veille des tendances
• Identifier les prestataires et leur offre
• A partir du cahier des charges de la prestation négociée par sa hiérarchie avec le client, établir une check list opérationnelle
• Sécuriser l'organisation de l'événement sous l'autorité et le contrôle du chef de projet, du responsable sécurité du lieu et ou de sa hiérarchie
• s'assurer de la conformité de l'environnement administratif et juridique de l'évènement
• Identifier et proposer au Chef de Projet les prestataires et intervenants
• Rédiger le « Road book » (ou « déroulé » ou « feuille de route ») de l'évènement
• Tenir à jour le budget d'exploitation
• Mettre en oeuvre des phases de réalisation de l'évènement respecter la feuille de route pré établie
• Participer au débriefing de l'organisation de l'évènement
• Capitaliser l'ensemble des pièces administratives (courriers, notes, déclarations etc) et comptables, les comptes rendus des séances de travail, les fiches de procédures et de service, les dossiers de presse,
• Réalisation des supports de communication
• Création et animation des communautés virtuelles

L'Assistant Chef de Projets Evénementiels exerce au sein d'agence de communication/communication évènementielle, d'entreprises privées ou publiques, d'associations, de collectivités territoriales ou d'administrations. Les entreprises dans ces différents secteurs d'activité peuvent être de toutes tailles de la micro entreprise à la multinationale.

Le poste du GPE peut prendre - selon les structures, leur organisation, la spécialisation du périmètre et les secteurs d'activités - les intitulés suivants :
Assistant chef de projet événementiel, chargé de diffusion, organisateur tournées, chargé de projet d'évènements, assistant marketing; assistant de production, chargé de communication, coordinateur événementiel, régisseur.