Gestion administrative d’un organisme de formation

Cette certification contribue à former des assistants administratifs aux spécificités de l’assistanat administratif en organisme de formation de petites tailles ou des entreprises conseils qui ont développé une branche formation. Elle répond également à une possibilité d’acquérir des compétences complémentaires, pour tout agent administratif voulant postuler aux nombreuses offres publiées.

La montée en compétences des assistants de formation, en tant que première finalité visible, par ricochet, impacte la qualité et la pérennité des organismes de formation. Tout organisme de formation privé et les entreprises bénéficiant d’un service formation sont concernés par cette certification. La gestion administrative des actions de formations est très réglementée. Le non-respect de ces règles peut entraîner des conséquences dommageables : un refus de financement de la formation pour le demandeur, des sanctions financières ou la perte de certification pour les organismes de formation. Mettre en œuvre une gestion administrative conforme aux exigences de la certification et législative, assurer le suivi administratif et financier des dossiers, sont les compétences indispensables à la gestion administrative d’un organisme de formation.

L’assistant de formation s’occupe de : l’accueil et de l’information, du public, des inscriptions et du suivi des participants aux formations, de la gestion du planning des formateurs, (non repris dans le référentiel proposé, car géré par la direction dans les organismes cibles), la tenue des dossiers, la gestion logistique des cours dispensés en éditant et rassemblant les documents pédagogiques et en réservant les salles (aspect non repris dans le projet de certification, compte tenu des prérequis établis ), et de la coordination de tous les acteurs de la formation autour d’un même objectif : la réussite de l’action de formation dans le respect des règles imposées par la DREETS, la DGCCRF et la certification QUALIOPI, la diffusion du catalogue de formations sur les différentes plateformes dédiées et le site internet de l’organisme, la prise en charge financière des formations (conseils, accompagnement des candidats dans la rédaction de la demande et saisie et suivi sur les différentes plateformes durant la formation jusqu’à la clôture de la formation et les différents documents en lien), la tenue des dossiers face aux exigences de QUALIOPI, des différents financeurs, de la conformité DREETS.

Public cible : salarié dans un organisme de formation privé et les entreprises bénéficiant d’un service formation, demandeur d’emploi bénéficiant d’une formation ou d’une expérience dans la gestion administrative, désirant faire évoluer ses compétences dans le domaine spécifiques de la formation.

• Mettre en place les procédures administratives en corrélation avec les obligations de la DREETS, de la DGCCRF et du RGPD, en réalisant une veille sur les évolutions, afin d’être en conformité avec ces obligations
• Réaliser le suivi des 32 indicateurs QUALIOPI et les documents associés, grâce à des procédures administratives et un classement rigoureux, d’offrir un service conforme aux exigences de la norme QUALIOPI
• Assurer une publication de l’offre de formation sur les outils disponibles (EDOF, CARIF OREF, Site internet, réseaux sociaux…), en respectant les règles de communication des différents supports et en assurant une communication inclusive, afin de permettre au grand public d’accéder à l’information sur différents supports
• Accueillir les candidats à la formation, en mettant en place une procédure d’accueil permettant de leur proposer une action de formation et un financement en adéquation avec leurs profils (Actif, personne en situation de handicap, non actif…) et leurs attentes
• Assurer le suivi satisfaction et insertion durant, en fin et post formation des apprenants, selon les règles imposées par le financeur et le commanditaire ou mises en place en interne, afin d’établir les bilans qualitatifs et quantitatifs de la formation
• Organiser la tenue du dossier candidat et de l’action de formation de l’entrée en formation jusqu’à la clôture de l’action, afin d’assurer la fiabilité des documents et le repérage des documents