Secrétaire juridique

Le secrétaire juridique exerce des activités classiques de secrétariat auxquelles s'ajoutent des activités liées au suivi des procédures judiciaires. Il intervient, à partir des directives de l'avocat ou de son délégataire, dans la constitution, la gestion des dossiers et le suivi des procédures du cabinet. Il remplit ses missions dans le strict respect du secret professionnel.

Activités visées :

Les structures où les secrétaires juridiques évoluent sont diverses et varient en termes d'effectif, d'organisation du travail, de nature d'activités, de champ d'activité (cabinets généralistes ou spécialisés). De ces éléments d'influence peuvent varier les missions confiées à la secrétaire juridique.

D'une manière générale, les activités des secrétaires juridiques sont les suivantes :

• Le secrétaire juridique réalise l'ensemble de ses missions en organisant et priorisant son activité au sein de la structure dans laquelle il évolue. Il gère son temps et son planning, notamment en optimisant sa messagerie en priorisant les messages importants et en mettant en place les filtres adéquats. Il se doit de prioriser ses tâches dans la journée et anticiper les évènements, tout en gérant son stress.
• Le secrétaire juridique est au centre de la relation client. Il est en charge de l'accueil physique et téléphonique du client au sein de sa structure. Il est en mesure de gérer les réclamations de clients et de proposer des réponses à un conflit. Il allie des compétences d'écoute active et de reformulation à une communication assertive.
• Le secrétaire juridique participe à la constitution des dossiers judiciaires (contentieux et non contentieux). Dans le respect des directives de son employeur, il commence par recueillir les pièces nécessaires à établir un acte introductif d'instance. Afin de répondre aux exigences de son employeur, il établit les courriers d'accompagnement des actes ou des formulaires judiciaires nécessaires à la procédure. Le secrétaire juridique rédige des écrits de qualité argumentés et structurés. En utilisant les réseaux dédiés, tel que le Réseau Privé Virtuel des Avocats (RPVA), il assure le suivi du calendrier procédural des affaires, ce qui lui permet d'organiser l'agenda de son employeur. Il est également en charge de l'archivage et du stockage de tous les documents.
• Dans le cadre du suivi des dossiers, le secrétaire juridique renseigne les clients sur toutes les étapes de leurs procédures dans le respect des règles déontologiques et du secret professionnel. Il est en mesure de répondre aux interrogations des clients et d'identifier les pièces manquantes. Il assure le suivi de calendrier procédural et échange avec les différents intervenants au dossier (huissier, greffes, client, expert, magistrat ).

Toutes ces activités s'exercent en maîtrise sereine et efficace de l'outil informatique dans leurs tâches quotidiennes. Tant dans l'utilisation des fonctionnalités du pack office que dans celle des outils collaboratifs et des techniques de recherches sur internet.

Compétences attestées :

• Assurer un diagnostic de son rapport au temps en identifiant ses marges de progression.
• Optimiser la gestion de sa messagerie en utilisant les techniques adéquates (filtrage efficace de ses messages, chasse des SPAMS, conservation des messages importants).
• Évaluer sa charge de travail en priorisant et hiérarchisant les événements de sa journée.
• Anticiper les temps critiques, en assurant la gestion de son rythme chrono biologique, en identifiant ses sources de stress et en les positivant.
• Optimiser son organisation de travail en utilisant des outils du WEB adaptés.
• Accueillir la clientèle physiquement et par téléphone en ayant une gestion optimale de la relation client permettant de conforter et/ou d'améliorer l'image de sa structure.
• Adopter une attitude assertive lors de ses rapports professionnels en reformulant avec succès, en pratiquant l'écoute active et en questionnant avec méthode.
• En cas de conflit ou d'une réclamation, assurer une réponse adéquate ou la résolution de ce conflit sans qu'il y ait de perdant.
• Rédiger des écrits professionnels sans faute d'orthographe, en identifiant le but du message et en clarifiant l'objectif de sa communication.
• Assurer la structure de son message en adaptant son style et son vocabulaire en fonction du lecteur, tout en argumentant pour défendre son point de vue.
• Saisir et mettre en page un document en utilisant les fonctionnalités d'un logiciel de traitement de texte lors de ses activités quotidiennes au sein de secrétariat juridique.
• Partager un document établi sous traitement de texte avec les intervenants adéquats et suivre sa lecture, ses modifications et validations.
• Diffuser un document établi sous traitement de texte en réalisant une liste de diffusion puis en le publipostant auprès des membres concernés.
• Saisir, mettre en forme et imprimer un tableau sous Excel en saisissant correctement les données et en prenant en compte toutes les caractéristiques de la mise en page.
• Calculer avec les opérateurs arithmétiques et utiliser les autres fonctions statistiques de base afin de gagner du temps et d'avoir des calculs corrects.
• Réaliser des graphiques adaptés à l'information à transmettre et l'intégrer dans un autre type de document.
• Établir des tableaux croisés dynamiques permettant le calcul, la synthèse et l'analyse des données mais également de voir les comparaisons, motifs et tendances dans les données analysées.
• Saisir, mettre en forme et diffuser un diaporama afin de garantir une présentation claire et dynamique.
• Dans le cadre de ses activités professionnelles quotidiennes rechercher rapidement et efficacement une information sur internet
• Lors de l'organisation d'un dossier judiciaire, informer les clients dans le respect du secret professionnel.
• Recueillir des pièces afin de compléter un acte introductif d'instance à partir des directives de son employeur et ce, dans le respect des procédures inhérentes à la juridiction concernée.
• Compléter un acte introductif d'instance à partir des directives de son employeur (procédures au fond et de référé) : Assignation, Requête, CERFA le cas échéant.
• Établir des courriers d'accompagnement des actes ou formulaires juridiques aux différents intervenants à l'instance et dans le respect de la juridiction concernée.
• C.5.5 Assurer le suivi du calendrier procédural des procédure de 1er degré en utilisant le ou les réseau(x) dédié(s) et organiser en conséquence l'agenda de son employeur.
• C.5.6 Archiver un dossier en organisant et respectant le classement préalablement établi.
• C.6.1 Assurer l'identification des différents types de sociétés, la préparation et la mise en forme des statuts afin de procéder aux formalités de constitution d'une société.
• C.6.2 Accomplir les formalités liées au fonctionnement d'une société commerciale (SARL-SA-SAS) en préparant les documents adéquats.
• C.6.3 Accomplir les différentes formalités qu'elles soient relatives à la dissolution amiable d'une société commerciale, à la prévention des difficultés des sociétés ou au traitement des difficultés des sociétés.

Secteurs d'activités :

Le secrétaire juridique travaille chez tous les professionnels du droit à savoir avocats, huissiers, notaires ou en cabinet privé. Il peut également être amené à travailler au sein de grandes structures telles que les services juridiques des entreprises, des banques, des sociétés d'assurances et dans les administrations.

D'après le rapport de l'OMPL (Observatoire des métiers dans les professions libérales) du 13 juin 2018 :

• 62,6% des cabinets d'avocat emploient 1 à 2 salariés ;
• 22,5 % des cabinets d'avocat emploient 3 à 5 salariés ;
• 9,9 % des cabinets d'avocat emploient 6 à 9 salariés ;
• 3,5 % des cabinets d'avocat emploient 6 à 19 salariés ;
• 1,6 % des cabinets d'avocat emploie plus de 20 salariés.
   

Type d'emplois accessibles :

• Secrétaire juridique

Pour atteindre la fonction d'assistant juridique, il lui faudra accumuler de l'expérience et/ou avoir des compétences supplémentaires en matière de communication sur sa structure, en matière de facturation et de suivi de la comptabilité, en connaissances inhérentes au suivi juridique des actes et à des notions de management s'il est amené à encadrer au sein d'une moyenne ou grande structure.