Assistant responsable unité opérationnelle

La certification s'inscrit dans un contexte d'évolution des compétences professionnelles des métiers de l'assistanat administratif qui font appel à un renforcement des compétences dans les domaines des ressources humaines et de la gestion et relation commerciale dans ses différentes composantes, notamment dans les TPE et PME.

L'assistant(e) doit pouvoir répondre à des premiers niveaux de tâches et activités permettant de soulager efficacement le/la manager.
 

Activités visées :

Les activités de l'Assistant (e) Responsable Unité Opérationnelle s'articulent autour de l'assistanat et du soutien au manager, du traitement de dossiers spécifiques liés aux particularités de la direction concernée, des enjeux conjoncturels, des priorités définies par les directions y compris dans un contexte international.

Les activités sont les suivantes :

• Traiter l'information et la communication en interne et en externe d'un service et /ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Organiser et gérer les activités d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Assister et aider à la décision pour un service et/ou une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Contribuer à gérer la relation commerciale d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Contribuer à gérer les Ressources Humaines d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Contribuer à l'administration financière et comptable d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)

Compétences attestées :

Traiter l'information et la communication en interne et en externe d'un service et /ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)

• Rechercher les informations justes et utiles (consulter, collecter, actualiser)
• Traiter l'information, l'organiser, la mettre à disposition, la conserver
• Créer et adapter des outils de communication internes et externes
• Diffuser les outils de communication, veiller à leur utilisation, assister les utilisateurs
• Diffuser l'information en adaptant sa communication écrite et/ou orale aux situations et aux interlocuteurs y compris en anglais
• Respecter les éléments juridiques de diffusion et du contenu de l'information
• Utiliser et respecter les éléments contribuant à la sécurité du système d'information
• Organiser et gérer les activités d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Organiser l'emploi du temps du manager
• Organiser les déplacements du manager et des collaborateurs
• Alerter sa hiérarchie en cas de dysfonctionnement majeur
• Relayer les impératifs de réalisation et de production des actions (en lien avec le manager)
• Utiliser les logiciels et progiciels de l'entreprise et proposer de nouveaux outils
• Contribuer à la gestion d'un projet (définir le planning de réalisation, contrôler les étapes de mise en place, proposer des actions correctives, analyser les résultats )
• Assister et aider à la décision pour un service et/ou une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Rechercher les informations justes et utiles à la prise de décision
• Réaliser un diagnostic du service et/ou de l'entreprise
• Préparer des outils d'aide à la décision
• Proposer des solutions (identifier les contraintes, analyser les coûts, comparer et présenter les solutions )
• Décliner la mise en oeuvre des solutions retenues et proposer, le cas échéant, des actions correctives
• Présenter et analyser les résultats
• Contribuer à gérer la relation commerciale d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Organiser la veille sur les marchés et les appels d'offre
• Identifier les fournisseurs et élaborer des critères de sélection
• Organiser une veille sur le droit des affaires (droit commercial, droit européen ) en application des demandes du manager.
• Accueillir physiquement et/ou téléphoniquement des clients et/ou des fournisseurs
• Gérer un litige fournisseur
• Gérer et suivre l'administration des ventes (propositions, contrats, suivis de commandes, livraisons, facturations, règlements, relances, réclamations )
• Traiter les commandes fournisseurs
• Contribuer à gérer les Ressources Humaines d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Réaliser une veille opérationnelle en droit social (code du travail et réglementations)
• Participer au processus de recrutement (lister les compétences liées au poste, réaliser le profil de poste, diffuser l'annonce, planifier les sessions de recrutement )
• Participer à la réalisation des procédures d'intégration et contribuer à l'accueil des nouveaux salariés et stagiaires
• Participer à la constitution et gestion des dossiers administratifs du personnel (absence, congés, formation ) A5.2 C4 - Préparer les éléments variables de paie
• Contribuer à l'administration financière et comptable d'un service et/ou d'une entreprise (y compris dans un contexte international)
• Recueillir et organiser les éléments budgétaires et comptables de l'entreprise ou du service
• Participer à l'établissement du budget d'une activité et/ou d'une mission
• Participer au suivi et à l'analyse du budget.
• Élaborer et renseigner un tableau de bord.
• Facturer et suivre les règlements

Secteurs d'activités :

L'Assistant(e) Responsable Unité Opérationnelle exerce ses fonctions dans tout type et toute taille d'organisation (entreprises, associations, administrations, autres organismes privés ou publics, à vocation internationale souvent). Il est le collaborateur d'un ou d'une responsable ou d'un groupe de responsables. Il assiste le (ou les) Responsables sur l'ensemble des missions (y compris dans un contexte international).
 

Type d'emplois accessibles :

• Assistant(e) Manager
• Assistant(e) de Direction
• Assistant(e) Commerciale
• Assistant(e) Ressources Humaines
• Assistant(e) d'un service technique