Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa) - OUTLOOK & COLLABORATION UNIVERSEL (35h)

• Gérer les courriels et la planification avec Outlook (Tosa) - Code CertifInfo 118157
  • Niveau de qualification : Sans équivalence de niveau

Objectifs

Cette formation vous permet de gérer efficacement vos échanges professionnels, votre temps, vos fichiers et vos tâches grâce aux outils Microsoft Outlook, OneDrive et les applications collaboratives associées (Planner, Teams, To Do…). 5 jours de formation organisés autour des 4 grandes fonctionnalités clés d'Outlook  (mail, agenda, tâches, contacts) avec des cas pratiques concrets, des outils de gestion du temps et des méthodes simples pour travailler à plusieurs de façon fluide.

Objectif Pédagogique :

• Utiliser Outlook de manière structurée : gérer efficacement sa messagerie, son agenda, ses tâches et ses contacts.


• Organiser son temps, automatiser ses routines, et éviter la surcharge d'informations.


• Travailler à plusieurs sur des projets, des documents ou des échanges via OneDrive, Teams ou Planner.


• Intégrer de bons réflexes de synchronisation mobile, de suivi collaboratif et de sécurité.


• Gagner en autonomie dans l'organisation personnelle et professionnelle à l'aide d'outils simples, accessibles à tous niveaux.

Programme de la formation

J1 – OUTLOOK : MESSAGERIE & ORGANISATION

• Découverte d'Outlook version PC / Web / Mobile


• Envoi, réponse, transfert, pièces jointes, accusés de lecture


• Signatures personnalisées, réponses automatiques, règles de tri


• Classement : dossiers, catégories, drapeaux, archivage


• Filtres de recherche avancée, nettoyage de boîte


• Bonnes pratiques de rédaction pro (objet, ton, fichiers…)


• Initiation à l'IA : rédaction assistée, modèles types

TP : Mise en place d'une organisation de boîte mail efficace avec règles de tri, filtres et modèles


J2 – OUTLOOK : AGENDA & PRISE DE RENDEZ-VOUS

• Créer et gérer un événement, une réunion, un rappel


• Inviter des participants, réserver une salle, créer des récurrences


• Utiliser plusieurs calendriers (pro/perso), affichage groupé


• Intégration Zoom / Teams / Google Meet pour créer un lien automatique


• Partage d'un agenda, visibilité, délégation

TP : Mise en place d'un planning de travail collaboratif avec synchronisation mobile


J3 – OUTLOOK : TÂCHES, SUIVI & PLANIFICATION

• Créer une tâche simple ou récurrente


• Suivi avec des drapeaux, niveaux de priorité, dates d'échéance


• Utilisation de Microsoft To Do : liste personnelle, partagée, tâches assignées Planner (ou Trello) : planification de projet collaboratif


• Synchronisation Outlook ? To Do ? Teams ? Planner


• Visualiser sa charge de travail, croiser calendrier + tâches + mails

TP : Création d'un espace de pilotage de projet simple avec suivi des tâches individuelles et d'équipe


J4 – OUTLOOK : CARNET D'ADRESSES & CONTACTS

• Ajouter un contact


• Créer des groupes de contacts, listes de diffusion, carnets partagés Ajouter des infos enrichies (poste, entreprise, téléphone, image, note)


• Synchronisation automatique Outlook ? téléphone ? OneDrive


• Gérer ses contacts sur mobile et PC


• Fusion avec Excel ou Word pour publipostage ou étiquettes

TP : Créer et structurer un carnet de contacts complet, prêt à l'usage


J5 – ONEDRIVE, COLLABORATION & AUTOMATISATION SIMPLE

• Utiliser OneDrive pour stocker, organiser et partager des fichiers


• Accès, droits de lecture/écriture, liens protégés


• Coédition de documents Word/Excel/PowerPoint à plusieurs


• Partager un dossier avec des collaborateurs


• Introduction à Teams : échanges, canaux, fichiers, réunions


• Automatisations simples (règles, réponses types, enregistrement automatique, tri)

Projet Final : Créer un espace collaboratif (Calendrier partagé, Carnet d'adresses pro, Dossier partagé OneDrive, Suivi des tâches, Simulation de réunion avec ordre du jour + documents partagés)

Révision et consolidation

Passage de la certification TOSA

 

Validation et sanction

• Gérer efficacement sa boîte mail, trier, filtrer, classer et automatiser les tâches récurrentes.


• Organiser ses rendez-vous, réunions et événements en ligne avec une méthode claire.


• Structurer ses projets avec des outils simples : tâches, suivis, listes collaboratives.


• Créer un carnet d'adresses numérique fiable, synchronisé sur PC et mobile.


• Partager, stocker et collaborer sur des documents avec OneDrive / Teams.


• Mettre en place un espace de travail numérique fluide, sécurisé et cohérent.


• Gagner du temps et réduire la charge mentale grâce à des routines simples d'organisation.


• Être capable de piloter un petit projet seul ou en équipe avec des outils numériques gratuits ou intégrés.

Type de formation

Certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique