Envoi de document par e-mail

Objectifs

À l'issue de la formation, les participantes seront capables de :

• Comprendre les enjeux professionnels de l'envoi de documents par e-mail, notamment en termes d'image, de crédibilité, de confidentialité et de traçabilité.


• Identifier les risques liés à un envoi mal maîtrisé, tels que les erreurs de destinataire, les pièces jointes manquantes ou erronées, les problèmes de version et les atteintes à la confidentialité.


• Préparer correctement les documents avant envoi, en vérifiant leur contenu, leur lisibilité, leur format et leur nommage afin de garantir une compréhension immédiate par le destinataire.


• Rédiger des e-mails clairs, structurés et professionnels, permettant au destinataire de comprendre rapidement l'objet, l'action attendue et les délais associés.


• Choisir le bon mode d'envoi (pièce jointe, lien de partage, envoi sécurisé) en fonction du type de document, du volume et du niveau de sensibilité.


• Maîtriser les bonnes pratiques liées aux pièces jointes, notamment le poids des fichiers, les formats adaptés et la compatibilité des supports.


• Sécuriser l'envoi des documents sensibles, en appliquant les règles de confidentialité, de protection des données et de diffusion maîtrisée.


• Assurer la traçabilité et le suivi des envois, afin de vérifier la bonne réception des documents et d'anticiper les relances si nécessaire.


• Renforcer leur efficacité et leur professionnalisme au quotidien, en adoptant des méthodes simples, fiables et reproductibles.

Programme de la formation

Module 1 – Les fondamentaux de l'envoi de documents par e-mail

• Rôle de l'e-mail dans la communication professionnelle


• Image et crédibilité véhiculées par un e-mail


• Responsabilités liées à l'envoi de documents


• Cadre légal et confidentialité (notions clés)

Module 2 – Préparer les documents avant l'envoi

• Vérification du contenu et des versions


• Nommage clair et structuré des fichiers


• Choix des formats (PDF, Word, Excel…)


• Gestion du poids et de la lisibilité

Module 3 – Rédiger un e-mail efficace

• Rédiger un objet clair et précis


• Structurer le corps du message


• Identifier l'action attendue


• Ton professionnel et courtoisie

Module 4 – Maîtriser les pièces jointes et les modes d'envoi

• Ajouter et vérifier les pièces jointes


• Quand utiliser un lien de partage


• Gestion des erreurs fréquentes


• Bonnes pratiques avant l'envoi final

Module 5 – Sécuriser et verrouiller l'envoi

• Gestion des destinataires (À / Cc / Cci)


• Protection des documents sensibles


• Limiter les risques d'erreur


• Vérification finale avant envoi

Module 6 – Suivi, traçabilité et cas pratiques

• Demande d'accusé de réception


• Organisation des e-mails envoyés


• Relances professionnelles


• Exercices pratiques et mises en situation

Validation et sanction

CERTIFICATION

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique