À l'issue de la formation, les participantes seront capables de :
- Comprendre les enjeux professionnels de l'envoi de documents par e-mail, notamment en termes d'image, de crédibilité, de confidentialité et de traçabilité.
- Identifier les risques liés à un envoi mal maîtrisé, tels que les erreurs de destinataire, les pièces jointes manquantes ou erronées, les problèmes de version et les atteintes à la confidentialité.
- Préparer correctement les documents avant envoi, en vérifiant leur contenu, leur lisibilité, leur format et leur nommage afin de garantir une compréhension immédiate par le destinataire.
- Rédiger des e-mails clairs, structurés et professionnels, permettant au destinataire de comprendre rapidement l'objet, l'action attendue et les délais associés.
- Choisir le bon mode d'envoi (pièce jointe, lien de partage, envoi sécurisé) en fonction du type de document, du volume et du niveau de sensibilité.
- Maîtriser les bonnes pratiques liées aux pièces jointes, notamment le poids des fichiers, les formats adaptés et la compatibilité des supports.
- Sécuriser l'envoi des documents sensibles, en appliquant les règles de confidentialité, de protection des données et de diffusion maîtrisée.
- Assurer la traçabilité et le suivi des envois, afin de vérifier la bonne réception des documents et d'anticiper les relances si nécessaire.
- Renforcer leur efficacité et leur professionnalisme au quotidien, en adoptant des méthodes simples, fiables et reproductibles.
Module 1 – Les fondamentaux de l'envoi de documents par e-mail
- Rôle de l'e-mail dans la communication professionnelle
- Image et crédibilité véhiculées par un e-mail
- Responsabilités liées à l'envoi de documents
- Cadre légal et confidentialité (notions clés)
Module 2 – Préparer les documents avant l'envoi
- Vérification du contenu et des versions
- Nommage clair et structuré des fichiers
- Choix des formats (PDF, Word, Excel…)
- Gestion du poids et de la lisibilité
Module 3 – Rédiger un e-mail efficace
- Rédiger un objet clair et précis
- Structurer le corps du message
- Identifier l'action attendue
- Ton professionnel et courtoisie
Module 4 – Maîtriser les pièces jointes et les modes d'envoi
- Ajouter et vérifier les pièces jointes
- Quand utiliser un lien de partage
- Gestion des erreurs fréquentes
- Bonnes pratiques avant l'envoi final
Module 5 – Sécuriser et verrouiller l'envoi
- Gestion des destinataires (À / Cc / Cci)
- Protection des documents sensibles
- Limiter les risques d'erreur
- Vérification finale avant envoi
Module 6 – Suivi, traçabilité et cas pratiques
- Demande d'accusé de réception
- Organisation des e-mails envoyés
- Relances professionnelles
- Exercices pratiques et mises en situation
CERTIFICATION
Non certificiante
Sans niveau spécifique
