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Office manager (Apprentissage)

Date de mise à jour :
Identifiant Offre Info : 24_299163
Organisme responsable : Ifte aix (ouvre dans un nouvel onglet)

Nouvelle recherche

Référentiels

Code Rome

  • M1205 Direction administrative et financière
  • M1302 Direction de petite ou moyenne entreprise

Formacode

  • 32054 : Gestion des organisations
  • 35047 : Secrétariat assistanat direction

Présentation de la formation

Objectifs

Organiser et/ ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et des dirigeants en fonction des priorités et des contraintes à l'aide des outils en vigueur dans l'entreprise, et en préparant les documents et les informations nécessaires pour chaque engagement, afin d'assurer la coordination optimale des activités de la structure et l'optimisation de ses ressources au quotidien. Gérer le système d'accueil des clients, fournisseurs, et autres visiteurs en leur…

  • Organiser et/ ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et des dirigeants en fonction des priorités et des contraintes à l'aide des outils en vigueur dans l'entreprise, et en préparant les documents et les informations nécessaires pour chaque engagement, afin d'assurer la coordination optimale des activités de la structure et l'optimisation de ses ressources au quotidien.
  • Gérer le système d'accueil des clients, fournisseurs, et autres visiteurs en leur fournissant les informations pertinentes et en les orientant vers les interlocuteurs appropriés afin de renforcer l'image positive de la structure.
  • Conduire les appels téléphoniques entrants et sortants ainsi que le traitement du courrier postal et électronique (tri, distribution, suivi des correspondances), afin d'assurer une transmission fluide des informations au sein de l'entreprise et avec les partenaires externes.
  • Gérer les équipements de la structure ou du bâtiment ainsi que des espaces de travail en anticipant les besoins matériels liés aux activités des services pour assurer un environnement de travail efficace et fonctionnel.
  • Veiller à la mise en place et au respect des procédures d'entretien, de circulation et d'évacuation des locaux en s'appuyant sur les documents en vigueur dans l'entreprise (ex : document unique, procédures de secours …) et sur une veille règlementaire pour garantir la sécurité des locaux et de ses utilisateurs.
  • Sélectionner ou renouveler les prestataires de l'organisation en rédigeant un cahier des charges et en lançant des appels d'offre pour répondre aux besoins économiques ou environnementaux des collaborateurs et de la structure dans une démarche RSE.
  • Assurer le suivi des relations contractuelles avec les prestataires et partenaires en s'appuyant sur une lecture économique et juridique des clauses des contrats afin d'améliorer la qualité des services des prestataires tout en optimisant les coûts des prestations réalisées.
  • Assurer le traitement et le suivi des factures des fournisseurs et des prestataires en utilisant les outils digitaux adaptés et en se conformant au budget des services généraux et aux contrats signés par les prestataires pour anticiper la bonne tenue de la comptabilité.
  • Assurer l'interface entre l'expert-comptable ou le service comptable et les interlocuteurs internes et externes d'un service ou d'une organisation en s'appuyant sur des outils spécifiques et des logicie

Programme de la formation

-

Validation et sanction

Certification

Type de formation

Certifiante

Niveau de sortie

Bac + 3 et 4

Durée, rythme, financement

Durée

En centre

491 h

Financement

Conventionnement
Oui
Financeur
  • OPCO

    Programme : Apprentissage

Conditions d'accès

Publics visés

  • Autre public
  • Public dans le cadre du contrat d'apprentissage
  • Public dans le cadre du contrat de professionnalisation

Niveau d'entrée

Information non communiquée

Conditions spécifiques et prérequis

Bac+2

Modalités d'accès

  • Accessible en contrat d'apprentissage

Lieu de réalisation de l'action

Modalités d'enseignement

Formation entièrement en présentielle

Adresse

Espace Beauvalle - Quartier Beauvalle
2 rue Mahatma Gandhi bât A
13090 Aix-en-Provence

Responsable : CHEVALIER

Périodes prévisibles de déroulement des sessions

Début

Fin

Adresse d'inscription
Espace Beauvalle - Quartier Beauvalle
13090 Aix-en-Provence
Modalités
Entrées / Sorties à dates fixes