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Organiser efficacement ses fichiers et dossiers numériques

Date de mise à jour :
Identifiant Offre Info : 15_26559098F
Organisme responsable : Formapack (ouvre dans un nouvel onglet)

Nouvelle recherche

Présentation de la formation

Objectifs

À l'issue de la formation, le participant sera capable d'analyser l'organisation actuelle de ses documents et d'en identifier les défauts, de concevoir une arborescence adaptée à son activité, d'établir une règle de nommage cohérente et applicable, de gérer les versions successives d'un document, d'utiliser efficacement les fonctions de recherche de son environnement, et de mettre en place une routine de rangement et de tri.

Programme de la formation

Diagnostic : volume et dispersion des documents, duplication, profondeur excessive de l'arborescence, documents stockés sur le bureau ou en pièces jointes, temps perdu en recherche. Conception de l'arborescence : logique de classement par activité, par client, par projet ou par date, profondeur raisonnable, distinction entre espace personnel et espace partagé, cohérence avec l'organisation de l'équipe. Règles de nommage : composition d'un nom de fichier, format de date…

Diagnostic : volume et dispersion des documents, duplication, profondeur excessive de l'arborescence, documents stockés sur le bureau ou en pièces jointes, temps perdu en recherche.

Conception de l'arborescence : logique de classement par activité, par client, par projet ou par date, profondeur raisonnable, distinction entre espace personnel et espace partagé, cohérence avec l'organisation de l'équipe.

Règles de nommage : composition d'un nom de fichier, format de date exploitable pour le tri, mention de version, caractères à éviter, longueur, application systématique.

Gestion des versions : conservation ou remplacement, numérotation, document de travail et version diffusée, historique proposé par les espaces en ligne, suppression des versions intermédiaires.

Recherche : fonctions de recherche du système et des espaces en ligne, recherche par contenu, par date, par type, filtres, propriétés et mots-clés, raccourcis et favoris.

Routine : tri des téléchargements et des pièces jointes, rangement périodique, suppression des doublons, archivage des dossiers clos, sauvegarde. Application sur l'espace de travail réel des participants.

Validation et sanction

Le participant analyse et corrige l'organisation de ses documents, conçoit une arborescence adaptée à son activité, applique une règle de nommage cohérente, gère les versions et utilise efficacement les fonctions de recherche.

Type de formation

Non certifiante

Niveau de sortie

Sans niveau spécifique

Durée, rythme, financement

Durée

En centre

7 h

Financement

Conventionnement
Non
Financeurs
  • Autre

    Programme : Autre financement (AIF, entreprise , individuel…)

  • OPCO

    Programme : Autre financement (AIF, entreprise , individuel…)

Conditions d'accès

Publics visés

  • Demandeur d'emploi
  • Public en emploi
  • Salarié dans le cadre du CIF
  • Salarié dans le cadre du DIF
  • Salarié dans le cadre du plan de formation
  • Salarié en contrat aidé
  • Salarié en période de professionnalisation
  • Salarié en reconversion
  • Tout public

Niveau d'entrée

Sans niveau spécifique

Conditions spécifiques et prérequis

Aucun prérequis spécifique. Formation accessible à tout professionnel concerné par le sujet dans le cadre de son activité.

Lieu de réalisation de l'action

Modalités d'enseignement

Formation entièrement en présentielle

Adresse

55 L'Occitane
31670 Labège

Responsable : Formapack

Périodes prévisibles de déroulement des sessions

Début

Fin

Adresse d'inscription
1862 avenue de la Lauragaise
31670 Labège
État du recrutement
Ouvert
Modalités
Entrées / Sorties à dates permanentes