Office manager
Date de mise à jour :
Identifiant Offre Info : 15_26554395F
Organisme responsable :
Groupe Alternance Toulouse
(ouvre dans un nouvel onglet)
Référentiels
Code Rome
- M1205 Direction administrative et financière
- M1302 Direction de petite ou moyenne entreprise
Formacode
- 32054 : Gestion des organisations
- 35047 : Secrétariat assistanat direction
Présentation de la formation
Objectifs
Organiser et ajuster les plannings, déplacements et priorités des équipes et dirigeants, en préparant les informations nécessaires afin d'optimiser la coordination des activités. Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et visiteurs, gérer les courriers et e-mails et garantir une circulation efficace de l'information. Gérer les équipements, espaces de travail et besoins matériels de la structure afin d'assurer un environnement fonctionnel et…
- Organiser et ajuster les plannings, déplacements et priorités des équipes et dirigeants, en préparant les informations nécessaires afin d'optimiser la coordination des activités.
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des clients, fournisseurs et visiteurs, gérer les courriers et e-mails et garantir une circulation efficace de l'information.
- Gérer les équipements, espaces de travail et besoins matériels de la structure afin d'assurer un environnement fonctionnel et sécurisé.
- Veiller au respect des procédures d'entretien, de sécurité, de circulation et d'évacuation des locaux, conformément à la réglementation en vigueur.
- Sélectionner et suivre les prestataires : rédaction des besoins, appels d'offres, gestion des contrats, contrôle de la qualité des prestations et optimisation des coûts dans une démarche RSE.
- Traiter et suivre les factures fournisseurs et prestataires et assurer l'interface avec le service comptable ou l'expert-comptable pour les démarches administratives, financières et fiscales.
- Participer à l'élaboration, au suivi et au contrôle des budgets prévisionnels, analyser les écarts et réaliser des reportings financiers pour accompagner la direction dans ses décisions.
- Assurer la gestion administrative du personnel : entrées et sorties, contrats, dossiers salariés, congés, absences, visites médicales et avantages sociaux, dans le respect de la réglementation.
- Participer au recrutement : rédaction des fiches de poste, diffusion des offres, sélection des candidatures et conduite des entretiens dans le respect du droit du travail et de la non-discrimination.
- Organiser l'intégration des nouveaux collaborateurs et planifier les actions de formation afin de favoriser la montée en compétences, l'inclusion et l'employabilité.
- Organiser des actions et événements favorisant la cohésion, la motivation des équipes et le développement de la culture d'entreprise.
- Assurer la communication interne en diffusant les informations et orientations de la direction auprès des collaborateurs à l'aide d'outils digitaux adaptés.
- Déployer la communication externe et organiser un calendrier de contenus, notamment sur les réseaux sociaux, afin de développer la visibilité et la notoriété de la structure.
- Coordonner des projets transversaux et faciliter la collaboration entre les différents services, les équipes et la direction lors du déploiement de nouveaux outils ou procédures.
- Accompagner l'utilisation du système d'information et des outils numériques afin d'améliorer la productivité des équipes et de contribuer à la transformation digitale de la structure.
- Appliquer et faire respecter les règles relatives à la protection des données personnelles et au RGPD afin de garantir la sécurité et la confidentialité des informations.
Programme de la formation
BLOC 1 – Piloter l'organisation administrative et la logistique des services généraux • Organisation des plannings, agendas et déplacements • Gestion de l'accueil, des appels, courriers et communications électroniques • Gestion des équipements, espaces et environnement de travail • Identification des besoins matériels et organisationnels • Suivi des procédures de sécurité des locaux • Sélection, renouvellement et suivi des prestataires et partenaires • Élaboration des cahiers…
• Organisation des plannings, agendas et déplacements
• Gestion de l'accueil, des appels, courriers et communications électroniques
• Gestion des équipements, espaces et environnement de travail
• Identification des besoins matériels et organisationnels
• Suivi des procédures de sécurité des locaux
• Sélection, renouvellement et suivi des prestataires et partenaires
• Élaboration des cahiers des charges et analyse des offres
• Prise en compte des enjeux économiques, réglementaires et RSE
BLOC 2 – Coordonner la gestion budgétaire et financière de la structure
• Traitement et suivi des factures, paiements et échéances
• Utilisation des outils numériques et comptables
• Interface avec l'expert-comptable ou le service comptabilité
• Participation aux démarches administratives, financières et fiscales
• Élaboration et suivi des budgets prévisionnels
• Analyse des dépenses, recettes et écarts budgétaires
• Réalisation de reportings financiers pour la direction
• Proposition d'actions d'optimisation budgétaire
BLOC 3 – Contribuer à la gestion et au développement des ressources humaines
• Gestion administrative des collaborateurs : entrées, sorties, congés, absences, visites médicales et avantages
• Application de la réglementation sociale et des procédures internes
• Participation au recrutement : fiches de poste, offres, sélection et entretiens
• Respect des principes de non-discrimination et d'inclusion
• Organisation de l'intégration des nouveaux collaborateurs
• Identification des besoins et suivi du développement des compétences
• Organisation des formations et actions de cohésion des équipes
BLOC 4 – Optimiser la communication et la gestion de projet
• Élaboration et mise en œuvre de la communication interne et externe
• Diffusion des informations auprès des collaborateurs
• Création et planification de contenus pour les réseaux sociaux
• Sélection des supports et médias adaptés aux publics cibles
• Développement de la visibilité et de la notoriété de la structure
• Coordination et suivi de projets transversaux
• Accompagnement des équipes dans la conduite du changement
• Participation à la transformation digitale et optimisation des outils numériques
• Application et sensibilisation aux règles de protection des données et au RGPD
Validation et sanction
Type de formation
Certifiante
Niveau de sortie
Bac + 3 et 4
Durée, rythme, financement
Durée
En centre
556 h
En entreprise
280 h
Financement
- Conventionnement
- Oui
- Financeur
-
- Autre
Conditions d'accès
Publics visés
- Demandeur d'emploi
- Public en emploi
- Salarié dans le cadre du CIF
- Salarié dans le cadre du DIF
- Salarié dans le cadre du plan de formation
- Salarié en contrat aidé
- Salarié en période de professionnalisation
- Salarié en reconversion
- Tout public
Modalités de recrutement et d'admission
Dossier
Niveau d'entrée
BAC + 2
Conditions spécifiques et prérequis
Être titulaire d'un Bac+2 ou d'une certification professionnelle de niveau 5 (EU) validée. Admission possible par VAPP avec un Bac et 5 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de l'Office Manager.
Lieu de réalisation de l'action
Modalités d'enseignement
Formation entièrement en présentielle
Adresse
244 route de SEYSSESBatiment 1 - 1er étage
31100 Toulouse
Responsable : Groupe Alternance Toulouse
Périodes prévisibles de déroulement des sessions
Début
Fin
- Adresse d'inscription
-
244 route de SEYSSES
31100 Toulouse - État du recrutement
- Ouvert
- Modalités
- Entrées / Sorties à dates permanentes