Office manager
Date de mise à jour :
Identifiant Offre Info : 15_26541483F
Organisme responsable :
TETRANERGY
(ouvre dans un nouvel onglet)
Référentiels
Code Rome
- M1205 Direction administrative et financière
- M1302 Direction de petite ou moyenne entreprise
Formacode
- 32054 : Gestion des organisations
- 35047 : Secrétariat assistanat direction
Présentation de la formation
Objectifs
Un métier polyvalent, évolutif et recherché, idéal si tu veux un rôle central avec de vraies responsabilités dès le début de ta carrière : Assurer le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise en pilotant l'organisation administrative (plannings, agendas, communication interne, accueil) ; Garantir un environnement de travail efficace en gérant les équipements, les espaces et les ressources nécessaires à la performance des équipes ; Structurer et optimiser les relations avec…
- Un métier polyvalent, évolutif et recherché, idéal si tu veux un rôle central avec de vraies responsabilités dès le début de ta carrière :
- Assurer le bon fonctionnement quotidien de l'entreprise en pilotant l'organisation administrative (plannings, agendas, communication interne, accueil) ;
- Garantir un environnement de travail efficace en gérant les équipements, les espaces et les ressources nécessaires à la performance des équipes ;
- Structurer et optimiser les relations avec les prestataires et partenaires afin de sécuriser et améliorer les collaborations ;
- Suivre et contrôler les flux financiers (facturation, paiements) pour contribuer à la bonne gestion de l'activité ;
- Participer à la construction et au pilotage du budget afin d'accompagner les décisions stratégiques ;
- Gérer l'administration du personnel dans le respect du cadre légal et des obligations réglementaires;
- Contribuer au recrutement et à l'intégration des collaborateur?rices en favorisant une démarche inclusive ;
- Animer, coordonner et engager les équipes au quotidien pour renforcer la dynamique collective ;
- Déployer des actions de communication interne et externe pour valoriser l'organisation et fluidifier l'information ;
- Piloter des projets et accompagner les transformations de l'entreprise dans un environnement en constante évolution.
Programme de la formation
BLOC 1 :PILOTER L'ORGANISATION ADMINISTRATIVE ET LA LOGISTIQUE DES SERVICES GÉNÉRAUX Organiser et/ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et dirigeant·es selon les priorités et les contraintes. Gérer le système d'accueil. Conduire les appels entrants et sortants, le courrier pour fluidifier la transmission des informations. Gérer les moyens généraux dans une optique d'efficacité et de fonctionnalité. Sélectionner ou renouveler les prestataires en…
- Organiser et/ou ajuster les plannings et les déplacements des équipes et dirigeant·es selon les priorités et les contraintes.
- Gérer le système d'accueil.
- Conduire les appels entrants et sortants, le courrier pour fluidifier la transmission des informations.
- Gérer les moyens généraux dans une optique d'efficacité et de fonctionnalité.
- Sélectionner ou renouveler les prestataires en rédigeant un cahier des charges et/ou en lançant des appels d'offres dans une réflexion économique, environnementale et RSE.
- Assurer le suivi des relations contractuelles avec les prestataires
- Assurer le traitement et le suivi des factures des fournisseur·ses et des prestataires selon le budget établi.
- Assurer l'interface entre la comptabilité et les interlocuteur·rices internes et externes dans un objectif de transmission de données
- Participer à l'élaboration des budgets prévisionnels.
- Assurer le suivi et le contrôle des budgets en avec le service comptabilité et être en mesure de réaliser un reporting financier auprès de la direction.
- Accompagner les entrées et les sorties des collaborateur·rices
- Assurer la gestion quotidienne du personnel dans le respect de la règlementation sociale et la convention collective.
- Mettre en œuvre les différentes étapes du processus d'embauche des équipes en lien avec la direction.
- Planifier la formation des équipes en favorisant la montée en compétences des collaborateur·rices dans une démarche qualité et inclusion pour assurer la gestion des carrières et maintenir l'employabilité des collaborateur·rices.
- Organiser les évènements de cohésion des équipes en s'appuyant sur les valeurs de la structure afin de développer la motivation des collaborateur·rices et la culture d'entreprise.
- Diffuser des informations pertinentes à destination des collaborateur·rices
- Organiser un plan de communication externe et un calendrier de contenu « réseaux sociaux » adaptés au public cible, en respectant les valeurs de la structure
- Coordonner les projets transversaux internes en créant du lien pour faciliter la prise en main de nouvelles procédures ou de nouveaux outils.
- Optimiser l'accès et l'utilisation du système d'information et des technologies de la structure par les collaborateur·rices en s'appuyant sur la politique de transformation digitale définie
- Appliquer et faire appliquer par les collaborateur·rices de l'entreprise une politique de protection des données (RGPD)
Validation et sanction
Type de formation
Certifiante
Niveau de sortie
Bac + 3 et 4
Durée, rythme, financement
Durée
En centre
502 h
En entreprise
1500 h
Financement
- Conventionnement
- Oui
- Financeur
-
- OPCO
Conditions d'accès
Publics visés
- Jeune (dans le cadre du plan jeune)
- Jeune 16-25 ans
- Public de la formation initiale
- Tout public
Modalités de recrutement et d'admission
Inscription sur candidature
Niveau d'entrée
BAC + 2
Conditions spécifiques et prérequis
E?tre titulaire du BAC +2 (ou 120 ECTS) VAE : nous consulter.
Modalités d'accès
- Accessible en contrat d'apprentissage
Lieu de réalisation de l'action
Modalités d'enseignement
Formation entièrement en présentielle
Adresse
200 rue Pierre Carrère12000 Rodez
Responsable : TETRANERGY
Périodes prévisibles de déroulement des sessions
Début
Fin
- Adresse d'inscription
-
200 rue Pierre Carrère
12000 Rodez - État du recrutement
- Ouvert
- Modalités
- Entrées / Sorties à dates fixes