Les bases de Outlook (distance et présentiel)

À l'issue de la formation, le participant sera capable de mettre en œuvre les compétences suivantes :

• S'approprier l'interface Outlook 2019
• Savoir communiquer efficacement grâce à sa messagerie
• Comprendre comment gagner du temps en organisant sa boîte aux lettres
• Être capable d'automatiser la gestion des messages reçus
• Savoir gérer son calendrier en intégrant ses rendez-vous et en organisant des réunions
• Comprendre comment partager son calendrier et superposer des calendriers partagés
• Maîtriser la gestion des contacts
• Être en mesure d'organiser des tâches à l'aide de catégories

AVANT LA FORMATION

• Entretien téléphonique avec le formateur afin de personnaliser votre formation.
• Le programme de formation ci-dessous pourra donc être modifié gratuitement en fonction de vos attentes.

JOUR 1

Matin

PRISE EN MAIN DE L'INTERFACE D'OUTLOOK 

• Le menu fichier
• Passer par le ruban
• Réduire ou développer les différents volets (volet de navigation, de lecture, de personnes, barre des tâches)
• Profiter de l'aperçu rapide du calendrier, des personnes, des tâches

COMMUNIQUER GRÂCE À SA MESSAGERIE

• Rédiger et envoyer un message
• Inclure des options au message à envoyer (importance, accusé de réception...)
• Ajouter votre signature aux messages
• Recevoir des pièces jointes : aperçu dans le message, ouverture ou enregistrement
• Repérer rapidement les messages non-lus
• Répondre aux messages reçus
• Transférer un message reçu à un autre destinataire
• Activer rapidement le suivi sur un message

Après-midi

ORGANISER SA BOÎTE DE RÉCEPTION DE MESSAGES

• Afficher un aperçu des messages reçus
• Utiliser les commandes dans les listes de messages (repasser un message en non-lu, supprimer un message...)
• Utiliser les catégories pour identifier les messages
• Trier et regrouper ses messages
• Classer des messages dans des dossiers
• Créer et utiliser des dossiers personnels (archivage)
• Automatiser le classement des messages reçus dans des dossiers
• Prévenir ses correspondants de son absence
• Autoriser un collègue à accéder à sa messagerie
• Accéder à la boîte aux lettres d'un autre utilisateur

ORGANISER LA LISTE DES PERSONNES (CONTACTS)

• Ajouter un contact
• Créer un groupe de contacts pour envoyer un message à plusieurs personnes
• Sélectionner son affichage

JOUR 2

Matin

UTILISER LE CALENDRIER POUR GÉRER SON PLANNING