Titre professionnel secrétaire assistant médico-administratif

Le secrétaire assistant médico-administratif exerce ses activités professionnelles dans le respect du secret professionnel, du secret médical, des règles de confidentialité et d'identitovigilance. Il intervient dans un cadre éthique et dans le respect des droits des patients. Il applique les procédures en vigueur dans la structure médicale et suit les consignes transmises par les professionnels de santé ou la hiérarchie.
Il joue un rôle central dans la transmission des informations. En interne, il communique avec les professionnels de santé, différents services tels que le bureau des entrées, les secrétariats des autres spécialités… En externe, il peut être amené à communiquer avec des secrétariats médicaux, les organismes d'assurance maladie, les organismes de complémentaire santé… Il adapte sa communication écrite et orale à ses différents destinataires en utilisant un vocabulaire adapté.
Il assure l'accueil physique et téléphonique du patient, le cas échéant de son entourage, dans le respect des procédures internes de la structure médicale. Dans le cadre de cette mission, il peut être amené à gérer des situations difficiles d'accueil, dans la limite de ses responsabilités.
Il collecte les documents nécessaires à la prise en charge administrative et financière du patient, s'assure de leur validité et les enregistre dans un logiciel métier (type ERP - Enterprise resource planning). Il assure le suivi et l'actualisation du dossier patient lors du suivi médico-administratif et assiste les professionnels de santé dans la coordination du parcours du patient.
Sous la supervision du professionnel de santé, il transcrit et met en page les écrits médicaux et vérifie l'orthographe de la terminologie. Il participe au traitement des demandes d'accès au dossier médical en préparant les informations communicables.
Le secrétaire assistant médico-administratif utilise quotidiennement des logiciels bureautiques, des outils numériques et collaboratifs ainsi que des logiciels métier. Il assure une veille sur les évolutions technologiques.
Dans son exercice professionnel, il adopte les principes éco-responsables de sobriété énergétique et numérique (exemples : penser à éteindre ou mettre en veille son ordinateur…).
En fonction du contexte d'exercice, il peut être amené à utiliser l'anglais pour accueillir, gérer des rendez-vous et réaliser la prise en charge de patients non-francophones. Les activités professionnelles du secrétaire assistant médico-administratif requiert notamment une agilité numérique, une aptitude à la communication, des capacités d'écoute, d'adaptation, d'organisation, de rigueur et de discrétion.
Ses activités professionnelles un travail régulier face à un écran d'ordinateur, dans un rythme soutenu. Le secrétaire assistant médico-administratif travaille seul, en équipe pluridisciplinaire ou en interservices et sous la responsabilité d'un professionnel de santé ou d'un responsable hiérarchique.

Contenu de la formation

Bloc 1 : Assurer l'accueil du patient et les activités administratives courantes d'une structure médicale

 
• Accueil physique et téléphonique du patient dans le respect des règles de confidentialité, de secret professionnel et d'identitovigilance.

 
• Analyse de la demande, recueil des informations nécessaires et adaptation de la communication selon la situation et les besoins des interlocuteurs.

 
• Gestion des plannings et des agendas des professionnels de santé, planification des rendez-vous et traçabilité des modifications.

 
• Constitution, vérification et actualisation du dossier administratif et financier du patient.

 
• Enregistrement des informations dans un logiciel métier et utilisation des outils numériques et collaboratifs.

 
• Réalisation des opérations de facturation, télétransmission et traitement des retours d'information selon les procédures internes.

 
• Transmission écrite d'informations administratives et médicales dans le cadre des procédures en vigueur.

Bloc 2 : Assister les professionnels de santé dans le suivi et la coordination du parcours du patient

 
• Suivi médico-administratif du dossier patient et organisation du classement et de l'archivage.

 
• Transcription, mise en forme et vérification des documents médicaux à partir de notes, dictées ou enregistrements audio.

 
• Application de la terminologie médicale de base dans la production d'écrits professionnels.

 
• Préparation des éléments nécessaires au traitement des demandes d'accès au dossier médical dans le respect du cadre réglementaire.

 
• Utilisation des outils numériques et collaboratifs liés au traitement des données médicales administratives.

 
• Organisation du travail, gestion des priorités et respect des délais dans un environnement de soins.

Compétences transversales mobilisées

 
• Communication professionnelle adaptée aux situations et aux interlocuteurs.

 
• Respect des règles et procédures internes des structures médicales.

 
• Mobilisation des environnements numériques dans les activités médico-administratives.