Prépa office manager

Préparer le/la bénéficiaire à occuper un poste d'office manager au sein de la structure d'accueil, en construisant les compétences opérationnelles du poste et en comblant l'écart entre son profil et les exigences de la fonction, en amont de la signature du contrat de travail.
Assurer la gestion administrative et l'organisation opérationnelle de la direction.Produire les écrits professionnels de la structure (comptes rendus, conventions, notes, dossiers experts).
Suivre la gestion financière et comptable de l'association et les tableaux de bord associés.
Contribuer à la gestion RH, aux bases de la paie et au respect du cadre juridique et du RGPD.Utiliser les outils numériques, collaboratifs et l'IA au service du poste.

BLOC 1 — Gestion administrative & organisation de la direction (60h)
1.1 Gestion des dossiers administratifs — organiser, classer et sécuriser les dossiers de l'association.
1.2 Tableaux de bord et suivi d'activité — construire et mettre à jour des tableaux de bord de pilotage.
1.3 Organisation et agenda de la direction — planifier l'emploi du temps du directeur, réunions et déplacements.
1.4 Communications et contrats fournisseurs — gérer les communications de la structure, négocier et suivre les contrats fournisseurs.
1.5 Gestion de projets et appels à projets — veille appels à projets, suivi des conventions, bilans qualitatifs, quantitatifs et financiers.
1.6 Partenariats et instances — accueillir les partenaires, représenter la structure, participer aux comités et instances locales.
BLOC 2 — Écrits professionnels (42h)
2.1 Comptes rendus d'instances — rédiger et gérer les CR de CA, réunions d'équipe et commissions.
2.2 Conventions et accords-cadres — rédiger des conventions de partenariat et accords-cadres clairs et fiables.
2.3 Notes, synthèses et courriers professionnels — produire des écrits structurés adaptés au destinataire et au registre.
2.4 Dossiers experts — recherches et présentation structurée (actualités, état des connaissances, plan d'action) sur un sujet donné.
BLOC 3 — Gestion financière, RH, paie & cadre juridique (77h)
3.1 Comptabilité et états financiers — gérer devis, factures et saisies comptables.
3.2 Trésorerie et tableaux de bord financiers — suivre trésorerie, dépenses et entrées ; relation partenaires financiers.
3.3 Politique de recouvrement — mettre en place et gérer le recouvrement.
3.4 Gestion administrative des RH — dossiers du personnel, plan de formation, accueil et intégration des nouveaux arrivants.
3.5 Bases de la paie — comprendre le bulletin (brut/net), les charges sociales et les obligations déclaratives (niveau opérationnel).
3.6 Droit du travail appliqué et veille juridique — fondamentaux (contrat, obligations, entretiens professionnels) et veille juridique.
3.7 RGPD et rôle de DPO — mettre en place et gérer le RGPD, comprendre la fonction de DPO, appliquer la sécurité des données.
BLOC 4 — Numérique, outils collaboratifs & IA (38h)
4.1 Suite Microsoft 365 — Outlook, Word, Excel approfondi (suivi financier), Teams, OneDrive/SharePoint.
4.2 Outils collaboratifs et de pilotage — espaces partagés, agendas communs, outils de suivi collaboratif.
4.3 IA appliquée au poste — rédaction d'écrits, veille (juridique, appels à projets), préparation de dossiers experts, avec un usage critique et supervisé.
4.4 Données, RGPD et cybersécurité — bonnes pratiques de protection, de confidentialité et de sécurité des données.