Assistante administrative en organisme de Formation & CFA - gestion administrative, conformité Qualiopi et financements

Action de formation organisée dans le cadre de la Préparation Opérationnelle à l'Emploi Individuelle (POEI) de 455 heures (35h/semaine), dispensée par un organisme certifié Qualiopi et financée par France Travail. 

L'objectif est de rendre le bénéficiaire pleinement opérationnel sur les fonctions d'Assistante Administrative en Organisme de Formation & CFA.

À l'issue du parcours, le stagiaire est capable de :
- Connaître le cadre réglementaire d'un OF/CFA et l'appliquer au quotidien (NDA, BPF, CGV).
- Constituer, suivre et justifier les dossiers de financement (OPCO, CPF/EDOF, France Travail, Régions).
- Gérer le cycle administratif complet des actions et le suivi des apprenants (inscriptions, contrats, émargements, attestations, archivage).
- Contribuer activement à la démarche qualité Qualiopi en constituant et tenant à jour les preuves du RNQ.
- Maîtriser les CRM/logiciels métiers (Dendreo, Digiforma) et les plateformes d'État (EDOF, Chorus Pro, Dokelio).
- Assurer l'accueil, le standard, le sourcing et la relation téléphonique candidats/partenaires.
- Gérer le suivi de la FOAD et apporter un appui complet à la réponse aux appels d'offres (plateformes, dossiers DC1/DC2

Programme de 455 heures (65 jours ouvrés) structuré en 7 modules professionnels avec QCM de validation :

M1 – Cadre réglementaire de la formation et de l'apprentissage (35 h)
Code du travail, loi Avenir professionnel. Obligations réglementaires de l'OF/CFA : NDA, CGV, règlement intérieur, BPF annuel. Rôle des financeurs (France compétences, OPCO, France Travail, CDC). Suivi des contrats d'apprentissage et conventions tripartites.

M2 – Qualité Qualiopi, certifications RNCP/RS et conformité (70 h)
Le Référentiel National Qualité (RNQ) : 7 critères et 32 indicateurs. Collecte et organisation des preuves qualité au format administratif. Préparation des audits (initial et surveillance). Notions RNCP/RS. RGPD, traçabilité et veille continue.

M3 – Gestion administrative et financière des actions et apprenants (105 h)
Cœur du métier. Conventions, contrats, livrets d'accueil. Suivi des dossiers apprenants, absences, émargements papier/numériques. Instruction des dossiers de prise en charge OPCO, subrogations et NPEC. Gestion EDOF/CPF et dispositifs France Travail (AIF, POEI). Facturation, devis et Chorus Pro.

M4 – Outils numériques, CRM et IA au service de la gestion (70 h)
Prise en main des ERP Dendreo et Digiforma (saisie, dossiers, relances). Usage des plateformes institutionnelles (EDOF, Dokelio, Chorus Pro). Tableaux de bord d'activité. Utilisation de l'IA générative pour la productivité administrative sous contrôle humain (RGPD).

M5 – Accueil, relation candidats, recrutement et partenariats (70 h)
Posture et standard téléphonique. Traitement des appels entrants (qualification, orientation) et sortants (relances, sourcing candidats). Scripts d'appels, traitement des objections et suivi CRM. Gestion des réclamations et suivi des relations entreprises.

M6 – Réponses aux appels d'offres et gestion des formations multimodales (70 h)
Veille des marchés publics (BOAMP, Maximilien). Analyse du cahier des charges (CCTP, RC). Montage du dossier de réponse (DC1, DC2, mémoire technique, attestations) et dépôt dématérialisé. Notions FSE+ (éligibilité, contrôle). Suivi administratif de la FOAD (LMS, assiduité).

M7 – Coordination administrative, organisation et projet final (35 h)
Planification multi-sessions, gestion des plannings et des aléas. Tableaux de bord et reporting de présence aux financeurs. Projet professionnel final de synthèse (gérer une action de A à Z) avec soutenance orale devant jury.