Secrétaire assistant
Date de mise à jour :
Identifiant Offre Info : 14_AF_0000275438
Organisme responsable :
26 academy
(ouvre dans un nouvel onglet)
Référentiels
Code Rome
- D1401 Assistanat commercial
- M1607 Secrétariat
- M1608 Secrétariat comptable
Formacode
- 35049 : Secrétariat assistanat comptabilité
- 35054 : Secrétariat assistanat
Présentation de la formation
Objectifs
Organiser son poste de travail en respectant les procédures, priorités et délais afin d'atteindre les objectifs fixés. Gérer les documents physiques et numériques en assurant leur classement, leur diffusion et leur accessibilité dans le respect des règles de confidentialité. Produire des documents professionnels à partir d'instructions écrites ou orales en respectant les règles de présentation, d'orthographe et d'accessibilité à l'aide d'outils bureautiques.…
- Organiser son poste de travail en respectant les procédures, priorités et délais afin d'atteindre les objectifs fixés.
Gérer les documents physiques et numériques en assurant leur classement, leur diffusion et leur accessibilité dans le respect des règles de confidentialité.
Produire des documents professionnels à partir d'instructions écrites ou orales en respectant les règles de présentation, d'orthographe et d'accessibilité à l'aide d'outils bureautiques.
Traiter les documents commerciaux (devis, commandes, factures) via des outils adaptés dans le respect des procédures et des mentions légales.
Assurer le suivi des impayés et relancer les clients en adoptant une communication adaptée.
Mettre à jour des tableaux de suivi pour analyser l'activité et faciliter la prise de décision.
Gérer les stocks et les approvisionnements en lien avec les fournisseurs.
Préparer et classer les pièces comptables afin de faciliter le suivi et le rapprochement bancaire.
Réaliser les rapprochements bancaires mensuels pour vérifier les flux financiers.
Accueillir et orienter les interlocuteurs en face à face ou à distance dans une démarche professionnelle et inclusive.
Traiter les demandes, réclamations et litiges simples dans une logique de satisfaction client.
Organiser les agendas, réunions et déplacements en assurant la coordination et le suivi.
Participer à l'organisation d'événements professionnels et gérer les aspects logistiques.
Diffuser l'information via des outils collaboratifs et assurer le partage des données.
Rechercher, analyser et restituer des informations utiles à l'activité du service.
Programme de la formation
BLOC 1 – ASSURER LES ACTIVITÉS D'ACCUEIL (200H) Accueil professionnel Rôle et enjeux de l'accueil Accueil physique et téléphonique Image de l'entreprise Posture et communication Communication verbale et non verbale Voix, diction et présentation Écoute active et assertivité Techniques d'accueil Gestion des visiteurs et des flux Gestion des rendez-vous Gestion des priorités et des imprévus Communication téléphonique Structuration d'un appel…
Accueil professionnel
- Rôle et enjeux de l'accueil
- Accueil physique et téléphonique
- Image de l'entreprise
- Communication verbale et non verbale
- Voix, diction et présentation
- Écoute active et assertivité
- Gestion des visiteurs et des flux
- Gestion des rendez-vous
- Gestion des priorités et des imprévus
- Structuration d'un appel
- Gestion des appels entrants et sortants
- Prise de messages professionnels
- Gestion des conflits et réclamations
- Désamorçage des tensions
- Gestion des urgences
- Prise de notes
- Reformulation et transmission d'information
- Organisation personnelle
- Rédaction d'e-mails professionnels
- Outils de messagerie
- RGPD et protection des données
- Accueil en anglais
- Communication simple écrite et orale
BLOC 2 – GESTION ADMINISTRATIVE (200H)
Rédaction professionnelle
- Documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus)
- Devis, factures, bons de commande
- Réponses aux réclamations et relances
- Préparation de dossiers
- Gestion des appels d'offres simples
- Respect des procédures et délais
- Organisation de réunions et déplacements
- Gestion des agendas et plannings
- Gestion du temps et priorités
- Classement et archivage
- Gestion du courrier (papier et numérique)
- Organisation des fichiers et sécurité des données
- Word (documents, publipostage, modèles)
- Excel (tableaux, graphiques, analyse)
- PowerPoint (présentations professionnelles)
- Suivi des fournisseurs et contrats
- Tableaux de suivi
- Relances administratives
- Suivi d'un budget simple
- Analyse des écarts
- Protection des données
- Bonnes pratiques numériques
- Satisfaction client
- Analyse des dysfonctionnements
Validation et sanction
Type de formation
Certifiante
Niveau de sortie
BAC
Durée, rythme, financement
Durée
En centre
400 h
Financement
- Conventionnement
- Non
Conditions d'accès
Public visé
- Tout public
Niveau d'entrée
Sans niveau spécifique
Conditions spécifiques et prérequis
-
Lieu de réalisation de l'action
Modalités d'enseignement
Formation entièrement à distance
Adresse
Périodes prévisibles de déroulement des sessions
Début
Fin
- Adresse d'inscription
-
26 academy
92200 Neuilly-sur-Seine - État du recrutement
- Ouvert
- Modalités
- Entrées / Sorties à dates fixes