Utiliser les outils collaboratifs de Microsoft 365 pour améliorer la productivité (Tosa)

Les domaines de compétences évalués sont?:
Domaine 1?: Environnement 365?
Les compétences évaluées?:

• 1.1 Naviguer dans la page d'accueil Microsoft 365 pour accéder aux applications et services disponibles.
• 1.2 Effectuer des recherches dans l'environnement Microsoft 365 pour localiser rapidement des fichiers, des messages et des informations.
• 1.3 Utiliser Delve pour accéder et organiser les informations personnelles et partagées au sein de Microsoft 365.

Domaine 2?: Partage et stockage de fichiers?
Les compétences évaluées?:

• 2.1 Stocker et partager des fichiers sur OneDrive pour assurer l'accès sécurisé et la collaboration en temps réel sur des documents.
• 2.2 Stocker et partager des fichiers sur Teams pour faciliter la collaboration d'équipe, garantir l'accès rapide aux documents partagés et permettre une gestion fluide des versions dans un environnement de travail collaboratif.
• 2.3 Stocker et partager des fichiers sur SharePoint pour centraliser l'information, améliorer la gestion des documents d'équipe et garantir un accès sécurisé aux fichiers dans un environnement de travail collaboratif.

Domaine 3?: Organisation?
Les compétences évaluées?:

• 3.1 Organiser du contenu sur SharePoint pour structurer les informations de manière logique, faciliter l'accès aux documents et garantir une gestion efficace des ressources au sein de l'équipe ou de l'organisation.
• 3.2 Créer des questionnaires et des formulaires sur Forms pour collecter des données, recueillir des avis ou organiser des sondages de manière structurée et simplifiée.
• 3.3 Gérer et hiérarchiser des tâches sur ToDo?pour organiser et prioriser efficacement les activités professionnelles.
• 3.4 Gérer et hiérarchiser des tâches sur Planner pour organiser et suivre les projets professionnels.
• 3.5 Créer et partager des listes sur Microsoft Lists pour organiser, suivre et gérer des informations.
• 3.6 Stocker et partager des informations sur OneNote? pour centraliser les notes et les idées, en facilitant la collaboration et le partage d'informations au sein de l'équipe.

Domaine 4?: Communication?
Les compétences évaluées :

• 4.1 Communiquer sur Teams pour faciliter la collaboration en temps réel.
• 4.2 Créer et partager des rapports interactifs et des présentations sur Sway? pour présenter des informations de manière visuellement attrayante et dynamique.

 Environnement Microsoft 365 et organisation du travail collaboratif
Découverte de l'environnement Microsoft 365 : portail web, applications en ligne, lanceur d'applications, compte utilisateur et navigation entre les services. Identification des usages professionnels de Microsoft 365 pour organiser le travail individuel et collectif. Gestion des fichiers dans le cloud, accès aux documents récents, recherche d'informations et bonnes pratiques de nommage. Compréhension des notions de partage, synchronisation, coédition, droits d'accès et sécurité des données. Exercices : se connecter à Microsoft 365, retrouver ses applications, organiser son espace de travail et identifier les outils adaptés aux besoins professionnels.
OneDrive et gestion documentaire individuelleUtilisation de OneDrive pour stocker, classer, synchroniser et retrouver ses fichiers professionnels. Création de dossiers, dépôt de documents, déplacement, renommage et suppression de fichiers. Partage de documents avec des collaborateurs internes ou externes. Paramétrage des autorisations : lecture seule, modification, lien nominatif ou lien partagé. Suivi des versions, restauration d'un fichier et gestion des documents supprimés. Utilisation de la coédition dans Word, Excel ou PowerPoint en ligne. Exercices : organiser une arborescence OneDrive, partager un document, modifier les droits d'accès et travailler à plusieurs sur un même fichier.Teams pour communiquer et collaborer Prise en main de Microsoft Teams : équipes, canaux, conversations, notifications, appels et réunions. Création ou utilisation d'une équipe selon les droits disponibles. Publication de messages, mentions, réponses, pièces jointes et réactions. Organisation des conversations par canaux pour structurer les échanges. Planification d'une réunion, invitation des participants, partage d'écran et utilisation du chat de réunion. Gestion des fichiers dans Teams et lien avec SharePoint. Bonnes pratiques de communication collaborative pour limiter les doublons et améliorer le suivi des échanges. Exercices : participer à une équipe, publier un message, partager un fichier, organiser une réunion et retrouver les documents liés.SharePoint, espaces partagés et travail d'équipe
Compréhension du rôle de SharePoint dans Microsoft 365 : sites d'équipe, bibliothèques de documents, listes et espaces partagés. Navigation dans un site SharePoint, accès aux fichiers d'équipe et organisation documentaire collective. Création de dossiers, classement des documents, modification des métadonnées simples et recherche dans une bibliothèque. Gestion des droits selon les autorisations disponibles. Différence entre OneDrive, Teams et SharePoint. Utilisation de l'historique des versions et restauration d'un document. Utilisation coordonnée des outils Microsoft 365 pour améliorer la productivité : centraliser les informations, réduire les échanges par mail, partager les documents au bon endroit et structurer les projets.