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Envoi de document par e-mail

Date de mise à jour :
Identifiant Offre Info : 03_261315131F
Organisme responsable : Straformation (ouvre dans un nouvel onglet)

Nouvelle recherche

Présentation de la formation

Objectifs

À l'issue de la formation, les participantes seront capables de : Comprendre les enjeux professionnels de l'envoi de documents par e-mail, notamment en termes d'image, de crédibilité, de confidentialité et de traçabilité. Identifier les risques liés à un envoi mal maîtrisé, tels que les erreurs de destinataire, les pièces jointes manquantes ou erronées, les problèmes de version et les atteintes à la confidentialité. Préparer correctement les documents avant envoi, en…

À l'issue de la formation, les participantes seront capables de :
  • Comprendre les enjeux professionnels de l'envoi de documents par e-mail, notamment en termes d'image, de crédibilité, de confidentialité et de traçabilité.
  • Identifier les risques liés à un envoi mal maîtrisé, tels que les erreurs de destinataire, les pièces jointes manquantes ou erronées, les problèmes de version et les atteintes à la confidentialité.
  • Préparer correctement les documents avant envoi, en vérifiant leur contenu, leur lisibilité, leur format et leur nommage afin de garantir une compréhension immédiate par le destinataire.
  • Rédiger des e-mails clairs, structurés et professionnels, permettant au destinataire de comprendre rapidement l'objet, l'action attendue et les délais associés.
  • Choisir le bon mode d'envoi (pièce jointe, lien de partage, envoi sécurisé) en fonction du type de document, du volume et du niveau de sensibilité.
  • Maîtriser les bonnes pratiques liées aux pièces jointes, notamment le poids des fichiers, les formats adaptés et la compatibilité des supports.
  • Sécuriser l'envoi des documents sensibles, en appliquant les règles de confidentialité, de protection des données et de diffusion maîtrisée.
  • Assurer la traçabilité et le suivi des envois, afin de vérifier la bonne réception des documents et d'anticiper les relances si nécessaire.
  • Renforcer leur efficacité et leur professionnalisme au quotidien, en adoptant des méthodes simples, fiables et reproductibles.

Programme de la formation

Module 1 – Les fondamentaux de l'envoi de documents par e-mail Rôle de l'e-mail dans la communication professionnelle Image et crédibilité véhiculées par un e-mail Responsabilités liées à l'envoi de documents Cadre légal et confidentialité (notions clés) Module 2 – Préparer les documents avant l'envoi Vérification du contenu et des versions Nommage clair et structuré des fichiers Choix des formats (PDF, Word, Excel…) Gestion du poids et de la lisibilité…

Module 1 – Les fondamentaux de l'envoi de documents par e-mail
  • Rôle de l'e-mail dans la communication professionnelle
  • Image et crédibilité véhiculées par un e-mail
  • Responsabilités liées à l'envoi de documents
  • Cadre légal et confidentialité (notions clés)

Module 2 – Préparer les documents avant l'envoi
  • Vérification du contenu et des versions
  • Nommage clair et structuré des fichiers
  • Choix des formats (PDF, Word, Excel…)
  • Gestion du poids et de la lisibilité

Module 3 – Rédiger un e-mail efficace
  • Rédiger un objet clair et précis
  • Structurer le corps du message
  • Identifier l'action attendue
  • Ton professionnel et courtoisie

Module 4 – Maîtriser les pièces jointes et les modes d'envoi
  • Ajouter et vérifier les pièces jointes
  • Quand utiliser un lien de partage
  • Gestion des erreurs fréquentes
  • Bonnes pratiques avant l'envoi final

Module 5 – Sécuriser et verrouiller l'envoi
  • Gestion des destinataires (À / Cc / Cci)
  • Protection des documents sensibles
  • Limiter les risques d'erreur
  • Vérification finale avant envoi

Module 6 – Suivi, traçabilité et cas pratiques
  • Demande d'accusé de réception
  • Organisation des e-mails envoyés
  • Relances professionnelles
  • Exercices pratiques et mises en situation

Validation et sanction

CERTIFICATION

Type de formation

Non certifiante

Niveau de sortie

Sans niveau spécifique

Durée, rythme, financement

Durée

En centre

35 h

Financement

Conventionnement
Oui
Financeur
  • Bénéficiaire de l'action

    Programme : Individuel (AIF, POEI, Région individuel, autofinancement)

Conditions d'accès

Public visé

  • Tout public

Niveau d'entrée

Sans niveau spécifique

Conditions spécifiques et prérequis

AUCUN

Lieu de réalisation de l'action

Modalités d'enseignement

Formation mixte

Adresse

29 Place Bellecour
69002 Lyon 2e

Responsable : Straformation

Périodes prévisibles de déroulement des sessions

Début

Fin

Adresse d'inscription
21 Rue d'Oslo
67000 Strasbourg
État du recrutement
Ouvert
Modalités
Entrées / Sorties à dates permanentes