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Gestion administrative : s'organiser pour gagner du temps et de l'efficacité

Date de mise à jour :
Identifiant Offre Info : 03_261312078F
Organisme responsable : Association pour la Formation dans l'Artisanat du Bâtiment Auvergne Rhône-Alpes (AFABAT) (ouvre dans un nouvel onglet)

Nouvelle recherche

Présentation de la formation

Objectifs

  • Identifier les facteurs qui nuisent à l'efficacité dans le travail
  • Mettre en oeuvre un traitement performant des documents administratifs reçus ou émis par l'entreprise
  • Identifier les méthodes et outils permettant une transmission efficace des informations internes et externes
  • S'approprier une démarche pour optimiser sa gestion du temps.

Programme de la formation

La formation débute par l'exposé, par chaque participant, des activités, tâches, compétences et problématiques liées à son poste de travail. Cet échange de pratiques est complété par des exercices en mini-groupes et des apports complémentaires sur les thématiques prioritaires identifiées parmi la liste suivante :   Gérer l'information circulant dans l'entreprise : Catégoriser et hiérarchiser l'information circulant, par canal Les appels téléphoniques : traçabilité et…

La formation débute par l'exposé, par chaque participant, des activités, tâches, compétences et problématiques liées à son poste de travail. Cet échange de pratiques est complété par des exercices en mini-groupes et des apports complémentaires sur les thématiques prioritaires identifiées parmi la liste suivante :
 
Gérer l'information circulant dans l'entreprise :
  • Catégoriser et hiérarchiser l'information circulant, par canal
  • Les appels téléphoniques : traçabilité et suivi.
Les outils de traitement des informations internes et externes :
  • Répertoire téléphonique et agenda (papier ou électronique), courrier et emails, échéancier, planning, etc.
  • Documents de la chaîne vente : papier en-tête, carte de visite et courriers commerciaux, devis et ses mentions légales, circuit de la facture client, etc.
  • Documents de la chaîne achat : bon de commande, de livraison et de transport, facture fournisseur
  • Documents de chantier : bons d'heures, déclarations / autorisations, PV de réception...
La circulation et le classement des documents :
  • Dossier des salariés et des organismes sociaux
  • Documents comptables, fiscaux, juridiques et bancaires
  • Documents commerciaux.
Maîtriser la correspondance :
  • Codes et usages d'une correspondance professionnelle : lettre, e-mail
  • Modélisation et rédaction de courriers spécifiques : lettre de relance et de réclamation, courrier d'accompagnement du devis, courriers commerciaux, courriers aux salariés...
  • Optimiser sa rédaction
  • Savoir mettre en valeur les informations.
S'organiser au quotidien :
  • Prioriser ses tâches
  • Créer ses outils d'organisation et de suivi : bases de données, tableaux de suivi et de bord, comptes rendus.
Classement et archivage :
  • Durées légales de classement : savoir se débarrasser du superflu !
  • Archivage "papier" et numérique.

Validation et sanction

Attestation de formation

Type de formation

Non certifiante

Niveau de sortie

Sans niveau spécifique

Durée, rythme, financement

Durée

En centre

7 h

Financement

Conventionnement
Oui
Financeurs
  • Bénéficiaire de l'action

    Programme : Entreprise, Individuel (AIF, POEI, Région individuel, autofinancement)

  • Entreprise

    Programme : Entreprise, Individuel (AIF, POEI, Région individuel, autofinancement)

Conditions d'accès

Publics visés

  • Salarié
  • Tout public

Niveau d'entrée

Sans niveau spécifique

Conditions spécifiques et prérequis

Français : lu, écrit, parlé

Lieu de réalisation de l'action

Modalités d'enseignement

Formation entièrement en présentielle

Adresse

59 Rue de Saint-Cyr
69009 Lyon 9e

Responsable : 69 - CAPEB LYON

Périodes prévisibles de déroulement des sessions

Début

Fin

Adresse d'inscription
59 rue de Saint-Cyr
69338 Lyon 9e
État du recrutement
Ouvert
Modalités
Entrées / Sorties à dates permanentes