TITRE PROFESSIONNEL Assistant (e) de direction

Assister au quotidien l'équipe de direction, suivre ses projets et dossiers spécifiques Valoriser l'image de la structure et faciliter la communication tant en français qu'en anglais (niveau B2 du CRCL) et optimiser l'organisation d'évènements. L'assistant de direction optimise les journées des membres de l'équipe de direction en assumant la tenue des agendas. Il organise des réunions et déplacements ; dans toutes ses activités relevant de l'accueil et de l'organisation, il prend en compte d'éventuelles situations de handicap. Il prépare et suit les dossiers et coordonne les activités, conçoit et actualise des outils de pilotage adaptés. Il collecte et synthétise des informations chiffrées de gestion et contribue au reporting d'activités ou de résultats. Il peut être force de proposition auprès de la direction afin d'améliorer les processus administratifs. L'assistant de direction collabore avec le chef de projet et l'équipe projet dans le cadre de la gestion des projets de l'équipe de direction ; il contribue à l'atteinte des objectifs des projets. Il met en place des actions de veille informationnelle permettant à la structure de suivre l'actualité réglementaire, juridique, économique, fiscale et sociétale. Il collecte et analyse les données recueillies, rédige et met en valeur les éléments clés puis diffuse les résultats de la veille au format adéquat.

CCP 1: ASSURER LES FONCTIONS DE SUPPORT ADMINISTRATIF ET ORGANISATIONNEL A L'EQUIPE DE DIRECTION - Organiser et suivre sur le plan opérationnel les activités de l'équipe de direction en français et en anglais : Connaître les techniques de gestion de temps et les outils d'organisation et de planification des tâches / Appréhender les différentes méthodes d'animation de réunions / Connaître les règles des écrits professionnels en anglais et en français (compte rendu, synthèse de documents, email) / Savoir diagnostiquer, proposer des solutions et mettre en place des actions / Négocier avec les prestataires de l'entreprise - Concevoir des outils de pilotage et présenter des informations chiffrées de gestion : Connaître le vocabulaire lié aux statistiques et les calculs courants ( évolution, répartition, comparaison, écart, ratios et marge, moyenne, tendances, pourcentage) / Concevoir et analyser un tableau de bord / Travailler avec les indicateurs de performance et les indicateurs de gestion / Utiliser un ERP et un CRM - Optimiser les processus administratifs : Savoir diagnostiquer les processus RH de son entreprise / Utiliser les outils d'aide au diagnostic (Ishikawa, Gantt, CQQCOQP) / Savoir communiquer en français et en anglais avec les partenaires sur la structure de l'entreprise, sa démarche qualité, sa politique RSE / Savoir rédiger une procédure et assurer une traçabilité des documents administratifs / Savoir proposer des aménagements - Assurer l'interface orale entre l'équipe de direction et les interlocuteurs internes et externes en français et en anglais : Assurer l'accueil physique et virtuel d'un visiteur en anglais et en français / Appliquer les procédures relatives à la RGPD / Gérer les situations conflictuelles / Connaître la législation et la règlementation en vigueur relative au handicap / Savoir s'adapter en maîtrisant les techniques de communication. CCP 2 : ORGANISER ET SUIVRE LES PROJETS ET DOSSIERS SPECIFIQUES DE L'EQUIPE DE DIRECTION - Conduire une veille informationnelle et en diffuser le contenu : Maîtriser les techniques de veille informationnelle / Connaître les techniques d'e-réputation, les procédures et usages en matière d'utilisation du web / Connaître les règles élémentaires de sécurité informatique et de protection des données numériques. - Préparer, coordonner et suivre un projet : Maîtriser les étapes de la gestion de projet / Maîtriser les étapes de la gestion de temps / Savoir mettre en avant le travail collaboratif en proposant des outils adaptés. - Organiser un évènement : Concevoir, mettre en place et suivre l'organisation d'un évènement / Négocier avec les prestataires Savoir budgétiser / Connaître les techniques de communication évènementielle et maîtriser les réseaux sociaux - Mettre en œuvre une action de communication en français et en anglais : Connaître la communication écrite et orale adaptée aux objectifs et aux destinataires (en français et en anglais) Respecter la charte graphique / Conn