Assistant d'administration commerciale TPE/PME_ASCOM

Le CNED et l'Union Professionnelle des Professeurs, Cadres et Techniciens du Secrétariat et de la Comptabilité (UP) ont mis en commun leur expertise et co-délivrent la certification ASCOM, inscrite au RNCP depuis 2017. Le principal objectif d'un assistant administratif et commercial consiste à traiter l'ensemble des tâches quotidiennes associées aux processus de vente afin de soutenir les commerciaux dans leurs missions. Parmi les responsabilités qui lui incombent, on peut notamment citer : réaliser la tenue des dossiers clients et fournisseurs, réaliser le suivi des commandes, mettre à jour des bases de données, rédiger des devis, réaliser l'envoi et le suivi des factures, rédiger des documents (rapports, emails, courriers administratifs, etc.), contacter et prospecter de nouveaux clients, établir la liaison entre les différents acteurs internes et externes de l'entreprise, gérer les aspects administratifs de l'entreprise, mettre à jour les portefeuilles clients et des tableaux de vente, résoudre les problèmes liés aux clients et aux fournisseurs (garantie, livraison, règlement, etc.), gérer les plannings des équipes commerciales.

BC01 - Assister l'équipe commerciale à la réalisation de la chaîne commerciale de la TPE/PME. Rassembler les informations relatives au client et aux produits et les données négociées par le commercial (prix, conditions de paiement, etc.) dans le logiciel de gestion commerciale pour établir le devis. Générer les documents commerciaux (bon de commande, bon de livraison, facture) selon l'étape de réalisation de la vente à partir du logiciel de gestion commerciale pour les transmettre au client. Vérifier la disponibilité des produits à l'aide de l'outil de gestion des stocks de l'entreprise pour déterminer les délais de livraison et les besoins en approvisionnement. Contrôler la conformité de la vente en comparant les documents commerciaux créés avec le système d'information (SI) de la TPE/PME . Délivrer une information commerciale ou technique de niveau 1 aux clients en exploitant les données à disposition dans les logiciels de GRC, de gestion commerciale et de gestion d'agenda pour répondre aux sollicitations et réclamations des clients. Assurer l'interface entre les acteurs internes et externes en consignant dans le logiciel de GRC les échanges et événements relatifs à la vente. BC02 - Assister les services périphériques à la fonction commerciale de la TPE/PME dans leur quotidien. Accueillir les contacts entrants (physique, téléphone, mail) en adaptant la réponse à l'interlocuteur et au contexte pour filtrer et orienter les demandes. Élaborer des documents de communication destinés aux interlocuteurs internes et externes en choisissant le mode de communication et le support informatique adaptés (courrier, note de service, formulaire, etc.), avec l'assistance de l'intelligence artificielle (IA). Procéder à des relances (client, prospect, etc.) en préparant les messages et supports types adaptés notamment les cas d'absence de réponse, d'impayés ou de pièces manquantes. Organiser des réunions, rendez-vous et événements en s'appuyant sur les nouvelles formes d'organisation du travail et aux disponibilités des participants à l'aide des outils de communication collaboratifs . Trier, classer, ranger et supprimer les documents administratifs en respectant les règles d'archivages et du RGPD. Produire des synthèses chiffrées et graphiques sur l'activité de l'entreprise à l'aide d'un outil numérique de type tableur ou grapheur pour alimenter les tableaux de bord de pilotage de la TPE/PME. Sélectionner les fournisseurs d'un produit ou d'un service en construisant un tableau d'aide à la décision à partir des critères économiques, sociaux-environnementaux. BC03 - Contribuer à la fidélisation des clients. Qualifier les fichiers clients. Réaliser des campagnes d'e-mails personnalisés en utilisant les logiciels de GRC, d'e-mailing et/ou de traitement de texte pour promouvoir un événement, un produit ou un service. Animer le site internet de l'entreprise. Interagir sur les contenus avec les membres des réseaux sociaux sur lesquels l'entreprise est présente.