Assistant(e) de gestion et d'administration d'entreprise

Former et qualifier des assistant(e)s polyvalent(e)s, autonomes, jouant l'interface entre les différents services d'une entité. Il s'agit d'acquérir : • Une autonomie dans l'organisation administrative et budgétaire au quotidien • Un esprit d'initiative • Une adaptabilité pour gérer simultanément des activités en cours, des demandes et sollicitations internes et externes (téléphone, mail, client, autre service…) • Une maîtrise des outils informatiques, outils collaboratifs et des technologies informatiques de communication • Une capacité relationnelle permettant l'échange entre services et partenaires de l'entreprise (client, fournisseur…)

Contribuer à l'élaboration, la mise en œuvre et l'amélioration des procédures fonctionnelles et administratives de l'unité/service • Organiser les procédures fonctionnelles et administratives de l'unité/ service • Définir de potentielles améliorations des procédures fonctionnelles et administratives de l'unité/service Gérer l'agenda de l'unité/service et l'organisation des réunions et déplacements des collaborateurs • Gérer l'agenda de l'unité/service • Préparer les réunions internes/externes de l'unité/service • Organiser la mise en œuvre des réunions internes/externes de l'unité/ service • Organiser les déplacements professionnels en France et à l'étranger du responsable d'unité/service Opérer les achats de biens et services nécessaires au fonctionnement et à l'activité de l'unité/service • Opérer les achats généraux Réaliser l'appui aux responsables de l'unité/service dans la mise en œuvre, intégrant l'élaboration d'outils de pilotage, la collecte et l'exploitation d'info • Conduire des recherches documentaires sur un périmètre délimité • Formaliser des documents professionnels à usage interne et différents formats numériques Conduire une veille sur les évolutions en matière de droit social et droit du travail • Suivre les évolutions réglementaires et législatives en lien avec le droit social et le droit du travail Réaliser et suivre les documents et dossiers administratifs des salariés de l'unité/service • Formaliser les documents d'embauche et de départ des salariés de l'unité/service • Gérer les dossiers individuels des salariés de l'unité/service Effectuer le suivi des conditions de travail des salariés en présentiel et à distance (télétravail) • Opérer le suivi des salariés, notamment de ceux en situation de handicap et particulièrement en contexte de télétravail Collecter, mettre à jour et traiter les données administratives du personnel de l'unité/service dans le respect du RGPD • Administrer les données relatives aux événements et temps de travail des salariés de l'unité/service Organiser les instances représentatives du personnel de l'unité/ service et la diffusion de l'information auprès des salariés • Mettre en œuvre les modalités garantissant le bon fonctionnement du CSE de l'entreprise • Diffuser l'information sociale au sein de l'unité/service Émettre, enregistrer et suivre le règlement des factures clients et fournisseurs de l'unité/service • Établir les factures ou les ordres de facturation à destination des clients de l'unité/service • Opérer le suivi des paiements des clients de l'unité/service • Traiter les factures des fournisseurs de l'unité/service à réception Réaliser le suivi de la trésorerie de l'unité/service • Enregistrer les opérations comptables liées à l'activité de l'unité/ service dans un logiciel informatique dédié • Effectuer le rapprochement bancaire des comptes de l'unité/service Réaliser la déclaration de TVA de l'unité/service • Déclarer la TVA collectée par l'unité/service