Assistant(e) d'administration commerciale et de communication

Le métier d'assistant.e d'administration commerciale et de communication est très polyvalent ; selon l'emploi, le (la) assistant.e peut être amené.e à réaliser les activités suivantes :

• Traitement de la communication écrite et orale de l'entreprise (rédaction et mise en page de documents imprimés et visuels),
• Gestion de la communication interne/externe à l'aide de l'outil informatique,
• Production de documents commerciaux (achat, vente, règlements, stocks),
• Production de documents de synthèse (tableaux, graphiques),
• Accueil physique et téléphonique, organisation de réunions.

1/ Présentation de supports de communication.

• Analyser une situation de communication
• Exploiter une documentation fournie
• Rechercher, sélectionner et organiser les informations pertinentes en fonction de l'objectif indiqué
• Choisir le logiciel adapté aux activités et tâches administratives et de gestion
• Produire des documents, des supports de communication visuelle (pages-écrans, diapositives...)
• Déterminer et choisir la mise en page, éventuellement en respectant les consignes fournies
• Contrôler la production de documents, imprimer et sauvegarder les documents

2/ Communication professionnelle écrite - conception et rédaction de documents.

• Effectuer le traitement du courrier : arrivée, départ, classement
• Prendre en notes messages et consignes communiqués oralement
• Préparer des messages oraux, des argumentaires
• Mettre en oeuvre le logiciel adapté à la production des documents produits
• Rechercher, sélectionner et organiser les informations pertinentes en fonction de l'objectif précisé
• Produire des courriers, documents administratifs et commerciaux
• Elaborer la structure du document et son contenu
• Contrôler les documents produits
• Apporter les corrections nécessaires
• Imprimer, sauvegarder et archiver les documents

3/ Utilisation des technologies de l'information et de la communication dans un environnement professionnel.

• Maîtriser les fonctions de base d'un poste informatique
• S'adapter à différents types de réseaux et de connexion
• Gérer et organiser les dossiers de l'entreprise dans son environnement informatique
• Repérer les différents types de fichiers et leurs propriétés
• Protéger l'accès à certains fichiers et en interdire les modifications
• Procéder à des sauvegardes pertinentes et fiables
• Mettre en oeuvre les moyens de communication (courriel, messagerie instantanée, blog, réseaux sociaux)
• Traiter et gérer des courriels et documents joints
• Rechercher les informations pertinentes pour l'entreprise (concurrence, fournisseurs, données légales et fiscales)
• Utiliser les réseaux sociaux pour la communication de l'entreprise
• Exploiter une documentation technique, formuler un diagnostic de 1er niveau, vérifier la connexion des câbles, restaurer le système d'exploitation, entrer en relation avec une hot line
• Prendre en compte les contraintes et risques liés à l'usage des nouvelles technologies
• Identifier et respecter les droits des utilisateurs
• Sécuriser les accès aux sources de données de l'entreprise
• Distinguer administrateurs-réseau et utilisateurs
• Respecter les obligations légales

4/ Production de documents commerciaux, tableaux chiffrés, graphiques avec mise en oeuvre de logiciels tableur, gestion commerciale et/ou de logiciel de gestion intégrée.

• Produire des documents commerciaux à l'aide d'un logiciel de gestion commerciale ou d'un progiciel de gestion intégrée (PGI)
• Paramétrer les fonctions de base du logiciel
• Effectuer le suivi informatisé d'une chaine commerciale et des règlements
• Effectuer la gestion et le suivi des stocks (alertes,...)
• Produire des tableaux de bord (calculs automatisés) et graphiques
• Saisir, importer, trier des données quantitatives
• Contrôler, commenter les résultats
• Traiter, transférer et classer des documents commerciaux
• Vérifier et actualiser les informations juridiques, commerciales
• Mettre en oeuvre une démarche qualité professionnelle

Métiers visés :

• Secrétariat polyvalent
• Assistanat commercial
• Gestion administrative