Secrétaire administratif(ve) et commercial(e)

Résumé du référentiel d'emploi ou éléments de compétence acquis
Le/La secrétaire administratif et commercial assure la logistique administrative ainsi que le secrétariat administratif en général au sein d'une entreprise. Il/Elle assure l'interface avec tous les interlocuteurs internes/externes.

Sa mission s'articule autour de cinq activités principales :
1. accueil et la communication
- accueillir et renseigner un client / un fournisseur ou un collaborateur
- distribuer et transmettre des documents à l'interne
2. gestion de l'information
- rédiger des lettres, des notes
- réaliser des publipostages
- réaliser des comptes-rendus
3. organisation
- planifier le déroulement de ses activités
- prendre des rendez-vous et tenir des agendas
- suivre l'activité de l'entreprise ou du service
- veiller au respect des principales échéances de l'activité de l'entreprise ou du service
4. classement
- enregistrer des documents ou des informations (courrier, messages électroniques)
- trier des documents ou des informations
- classer tous types de documents
- archiver tous types de documents
5. spécificité
a) comptabilité
- traiter les opérations courantes (achats et ventes)
- tenir la comptabilité clients / fournisseurs
- comptabiliser les opérations de trésorerie, etc.
b) commercial
- gérer des dossiers clients et participer à l'action commerciale
- préparer et collaborer aux décisions relatives aux choix des commerciaux

Le/La titulaire de la certification est capable de :
1. compétences administratives :
- faire preuve d'une qualité d'accueil et prendre en charge rapidement le visiteur
- assurer un accueil téléphonique de qualité et d'apporter une réponse rapide et adaptée à la demande en utilisant les outils adéquats : agendas, documentation d'entreprise, répertoire interne et externe, fichiers...
- faire parvenir les documents aux bons destinataires dans les délais impartis.
- rédiger un courrier adapté à la demande, en respectant les règles de grammaire, d'orthographe et de syntaxe, conforme aux normes de présentation et de l'expédier dans les délais imposés

2. Compétences comptables (option):
- effectuer des opérations comptables simples et utilisant le logiciel adapté

3. Compétences commerciales (option) :
- maîtriser les processus de vente et participer à la mise en oeuvre d'un programme d'action commercial

La profession de secrétaire est présente dans tous les secteurs d'activités, à différents niveaux hiérarchiques.

Les emplois occupés peuvent être :

• secrétaire polyvalent(e)
• secrétaire bureautique
• secrétaire administratif(ve)
• secrétaire commercial(e)
• secrétaire comptable
• technicien(ne) administratif(ve) de la fonction publique