Faciliter l’intelligence collective

La certification « Faciliter l’intelligence collective » atteste de compétences complémentaires pour des managers, chefs de projet, consultants et plus généralement les professionnels de l’innovation ou de l’amélioration continue qui, dans leur métier, sont amenés à mettre en mouvement des collectifs vers des objectifs communs.

Le processus de facilitation de l’intelligence collective se distingue nettement de l’animation ou du tutorat. Il est généralement structuré autour de 3 grandes étapes : cadrage, préparation et facilitation. Il consiste à permettre à un groupe d’individus de construire ensemble les réponses à une question commune, en utilisant au mieux la connaissance, l’expérience et la créativité des participants, l’intelligence collective du groupe, le temps et l’espace. Par là-même, la facilitation de l’intelligence collective constitue le moyen, pour les organisations (quelles qu’elles soient), de s’adapter face à un environnement de plus en plus complexe et volatile, notamment innover et faire preuve de créativité, trouver des solutions et développer l’agilité nécessaire pour relever les défis d’aujourd’hui et de demain.

• Cadrer la problématique du commanditaire en mobilisant majoritairement des questions neutres et ouvertes, en évaluant le contexte et les enjeux de l’organisation en lien avec la problématique, en identifiant les caractéristiques du groupe de participants, notamment les éventuelles situations de handicap, en définissant le lieu de la prestation de facilitation le plus central pour les participants, en vérifiant les ressources et/ou contraintes matérielles, en établissant les objectifs et le(s) livrables(s) attendus de la séance de la facilitation afin de collecter les informations nécessaires à la formalisation du compte-rendu de cadrage
• Formaliser un compte-rendu synthétique de la réunion de cadrage en utilisant les informations recueillies lors de la réunion de cadrage, en rappelant le contexte et les enjeux de l’organisation, en rédigeant la problématique sous la forme d’une question ouverte, en rappelant le lieu et les conditions matérielles à prévoir par chacune des parties, en proposant un plan d’intervention afin de faire valider le contenu de la prestation de facilitation par le commanditaire
• Construire le déroulé de la séance de facilitation en choisissant des outils et une méthode d’intelligence collective adaptés à la problématique et variés, en définissant des phases de travail individuelles, en sous-groupes et en plénière, en identifiant les supports visuels qui seront mobilisés, en évaluant le temps de chaque séquence afin de favoriser les dynamiques collaboratives des participants tout au long de la séance
• Préparer les conditions matérielles du processus d’intelligence collective en ayant au préalable vérifié que le commanditaire a invité les participants suffisamment en amont et préconisé d’utiliser des modes de transport décarbonés, en préparant les supports visuels, adaptés le cas échéant aux personnes en situation de handicap, en configurant la salle à la taille du groupe, aux outils/méthodes utilisées, aux livrables attendus et aux éventuelles personnes en situation de handicap, en vérifiant la présence des équipements, en disposant les consommables dans l’espace, en affichant l’ordre du jour de la séance pour créer les conditions optimales de collaboration au sein de l’équipe
• Définir avec les participants le cadre de la séance de facilitation, dès le démarrage de celle-ci en accueillant les participants individuellement, en rappelant la problématique à traiter, le timing, les objectifs à atteindre et livrables à produire, en définissant les règles de comportement applicables pendant la séance, notamment les principes de non-discrimination, en faisant valider ces règles par chaque participant, en faisant émerger les attentes des participants, en répondant aux éventuelles questions de compréhension des participants afin que chacun se sente en sécurité dans le groupe
• Lancer la séance d’intelligence collective en réalisant un exercice d’inclusion, en présentant la méthode d’intelligence collective retenue, en attribuant certains rôles en lien avec la surveillance du temps, la prise de notes ou encore les animations de sous-groupes, en rappelant également le rôle spécifique du facilitateur pour poser un cadre clair et bienveillant
• Faciliter la séance d’intelligence collective en restant garant de la problématique, des règles posées en introduction et du temps imparti, en suivant et/ou en adaptant le déroulé avec des exercices complémentaires si nécessaire, en veillant à stimuler la participation de tous et l’émergence des idées tout au long de la séance, en recueillant les feedbacks éventuels du groupe et en en tenant compte, en restant neutre concernant les idées produites, en amenant le groupe à prendre des décisions si nécessaire, en livrant des feedbacks réguliers au groupe, en veillant à lutter contre toutes les formes de discrimination, notamment en portant une attention particulière au handicap dont certains participants pourraient être porteurs en vue de respecter les objectifs et livrables définis
• Conclure la séance de facilitation en vérifiant avec le groupe que le ou les livrables ont été produits, en désignant des responsables pour chaque action décidée, en demandant aux participants de livrer un feedback au facilitateur sur son action de facilitation, en demandant aux participants de livrer un feedback écrit sur le fond et la forme de la séance, en demandant au commanditaire, s’il est présent, son appréciation sur le ou les livrables produits afin de réaliser un bilan partagé