Préparer et conduire un audit monosite et multi-sites sur le référentiel national qualité

La certification « Préparer et conduire un audit monosite et multi-sites sur le référentiel national qualité » répond à un besoin clairement identifié dans le secteur de la qualité et de la certification des organismes prestataires d’actions concourant au développement des compétences (OPAC). En effet, depuis le 1er janvier 2022, l’obtention de la certification Qualiopi est devenue obligatoire pour tout organisme qui souhaite bénéficier des fonds des financeurs mentionnés à l’Article L.6316-1 du code du travail. Cette obligation a entraîné une forte demande d’audits de certification, rendant indispensable le recrutement d’auditeurs Qualiopi pour conduire ces audits selon les exigences du référentiel national qualité.

En complément des techniques inhérentes à la conduite d’un audit, le professionnel doit détenir une expertise spécifique couvrant les quatre catégories d’actions relevant du champ de la certification Qualiopi : les actions de formation (AF), les bilans de compétences (BC), les actions de validation des acquis de l’expérience (VAE), et les actions de formation par apprentissage (CFA).

Certaines d’entre-elles comportent des obligations spécifiques relatives au cadre réglementaire, à la conception des prestations, à l’accompagnement et au suivi des publics. L’auditeur doit être capable d’appréhender ces spécificités, de vérifier leur mise en œuvre effective et d’en évaluer la conformité au regard des indicateurs concernés.

Dans la même lignée, l’audit de prestataires multisites présente des spécificités notamment pour l’audit de la fonction centrale qui revêt un rôle déterminant dans la gouvernance et la maitrise du système global. En effet, elle est déterminante pour l’éligibilité de la situation multi-sites, dans la mesure où elle est responsable du pilotage du système qualité et apporte la garantie de la maitrise des processus sur l’ensemble des sites. L’auditeur doit ainsi être en mesure d’évaluer la capacité de la fonction centrale à assurer la conformité aux exigences du référentiel national qualité ainsi que l’efficacité du dispositif qualité dans sa globalité et ce, sur l’ensemble de ses sites.

• Elaborer un plan d’audit à partir des informations transmises par l’organisme certificateur, en identifiant les indicateurs concernés en fonction du périmètre de l’audité, de la catégorie d’action et du type d’audit afin de s’assurer de la couverture complète des exigences du Référentiel National Qualité et d’informer les parties auditées.
• Conduire une réunion d’ouverture en respectant les différentes étapes afin de poser le cadre de l’audit, de vérifier le périmètre de l’audit et favoriser un climat propice à la réussite de l’audit.
• Sélectionner des actions représentatives de l’activité du prestataire en tenant compte des publics, des modalités pédagogiques, des modalités d’évaluation et de la durée des actions de formation afin de réaliser un échantillonnage pertinent et cohérent.
• Mener un entretien d’audit structuré en utilisant la technique de l’entretien semi-directif afin de recueillir et d’analyser les informations et les éléments de preuves en fonction du niveau attendu des indicateurs
• Dresser des constatations factuelles et argumentées en fonction des éléments de preuves analysées afin de statuer sur la conformité ou la non-conformité de l’indicateur.
• Conduire une réunion de clôture en résumant les constats et en clarifiant le cas échant, les points soulevés par l’audité afin de présenter les conclusions de l’audit.
• S’adapter à toute situation en adoptant une posture professionnelle et un comportement éthique afin de garantir l’intégrité du processus de l’audit.
• Rédiger un rapport d’audit clair et structuré en précisant les éléments de preuve observés permettant de statuer sur la conformité ou le manque de preuves actant la non-conformité afin de formaliser les constats de l’audit.
• Réaliser le suivi de l’audit en évaluant la pertinence du plan d’action et des éléments de preuves présentés par le prestataire afin de statuer sur la levée des non-conformités majeures ou de l’adéquation du plan d’action et du constat pour les non-conformités mineures et garantir ainsi le respect permanent des exigences du Référentiel National Qualité.
• Préparer et organiser son activité d’auditeur en utilisant les outils numériques adaptés, en adoptant une démarche écoresponsable, et en veillant à prévenir les risques pour la santé et la sécurité, afin d’assurer une conduite d’audit conforme et efficace.