Assistant archiviste

L’assistant archiviste est fonctionnaire ou salarié. Sa mission est de participer à la mise en œuvre du projet scientifique et culturel du service d’archives au sein duquel il travaille. Il exerce son activité sous le contrôle du responsable de service ou du cadre archiviste.

Il assure la collecte, le traitement, la conservation, la communication et la valorisation des archives.

• Analyser la structure du service producteur en identifiant l’activité, l’environnement, les rôles, les publics, les missions, la règlementation en vigueur et les collections afin de préparer la collecte des archives demandée
• Sensibiliser les services producteurs en analysant les pratiques et en réalisant des actions de communication et d’information dans le but d’avoir une gestion optimisée des documents et données
• Analyser les documents du service en utilisant les outils de gestion existants, en créant les outils nécessaires et en élaborant le plan de classement dans le but d’avoir une gestion optimisée des documents et données
• Sélectionner les archives en appliquant la règlementation en vigueur et les procédures définies par le service d’archives afin de déterminer les documents à conserver et les documents à éliminer
• Classer les archives en appliquant ou créant le plan de classement définitif afin de permettre un accès facilité aux documents et à la recherche
• Rédiger un bordereau de versement en utilisant les informations recueillies lors de la collecte (provenance, date, objet, etc.) et l’analyse du service producteur réalisée afin de décrire les archives
• Rédiger un instrument de recherche en appliquant les normes de description d’un fonds d’archives et en utilisant le logiciel du service dans le but d’organiser et permettre la recherche
• Contrôler les conditions de conservation matérielle et numérique des archives en diagnostiquant les types et les risques de détérioration possibles ou constatées afin de mettre en place des mesures de conservation préventive et curative
• Conserver les archives en respectant les procédures en vigueur, les règles de conditionnement et les règles de thermohygrométrie de façon à préserver l’intégrité des documents en continu
• Organiser des espaces de conservation selon les besoins identifiés, les contraintes du service et les normes des bâtiments d’archives dans le but d’optimiser la sécurité des archives
• Contribuer à l’amélioration continue de la conservation des documents en appliquant les outils de suivi et identifiant les axes d’amélioration à entreprendre de façon à garantir une conservation optimale des archives
• Accompagner les usagers en mettant à disposition les outils de recherche d’archives spécifiques à l’entreprise et en s’assurant du respect des conditions de conservation pour leur permettre de retrouver les documents et données selon leur disponibilité
• Analyser la communicabilité des documents et des données en appliquant les règlementations en vigueur (RGPD, Code du patrimoine, etc.) afin de respecter la protection des données
• Participer à un projet de valorisation d’archives (expositions, évènements, etc.) en sélectionnant et préparant les documents et données concernés dans le but de mettre en valeur le patrimoine et le travail archivistique
• Concevoir un support de communication en sélectionnant les informations communicables, à jour et répondant au projet de la structure afin de communiquer en interne ou en externe sur les archives

Secteurs d’activités :

Les Assistants archivistes peuvent travailler dans tous types de structures ayant un service d’archives construit :

• structures privées : banques, tiers-archiveurs, groupes industriel et technologique…
• structures publiques : collectivités, instituts, universités, administrations de l’Etat, …

L’assistant archiviste exerce son métier en majorité dans des lieux de stockage d’archives (réserves, magasins d’archives). Le travail est de jour et à horaire fixe, il utilise un ordinateur et le port de gant ou masque peut être nécessaire lorsqu’il doit manipuler des documents anciens et/ou poussiéreux.

Les conditions d’exercice et les activités du métier ne sont pas susceptibles d’engendrer une usure ou une pénibilité professionnelle. Cependant, l’assistant archiviste peut être amené à effectuer des ports de charges lourdes et est donc soumis aux risques professionnels associés : chutes, troubles musculosquelettiques, mal de dos, etc.

Lors, de la prise de poste, le niveau de responsabilité est faible, l’assistant archiviste étant au statut technicien et n’a pas de missions de management, de conduite de projet ou de responsabilités fonctionnelles notables. Cependant, ayant une première expérience par le biais de l’apprentissage, les assistants archivistes font preuve d’autonomie dès leur prise de poste.

Les assistants archivistes sont encadrés hiérarchiquement par des archivistes.

Après plusieurs années d'expérience, les assistants archivistes peuvent devenir archiviste, cheffe de pôle archives, chargé de ressources documentaires, responsable logistique et conservation.

Type d'emplois accessibles :

• Assistant archiviste
• Magasinier-Archiviste
• Archiviste technicienne GED (Gestion Electronique des documents)
• Gestionnaire archives
• Gestionnaire documentaire