Certificat de spécialisation organisateur de réceptions

Le titulaire du certificat de spécialisation « Organisateur de réceptions » est un professionnel qualifié en production culinaire et en service, chargé de coordonner l’ensemble des prestataires d’une manifestation événementielle autour de différents types de restauration. Il assure des fonctions d’organisation, de coordination et de gestion.

Dans le cadre de ce métier, il sera également amené à négocier une prestation et à participer à la recherche et au développement de nouveaux produits et concepts. Il peut être employé chez un traiteur, dans un hôtel ou un parc d'exposition, ou dans toute entreprise de prestations événementielles.

Activités visées :

• Commercialisation - Gestion : axe clients et axe fournisseurs
• Organisation - Logistique de l’événement
• Gestion et coordination du personnel de l’événement
• Recherche et développement

Étude commerciale et technique de réceptions (correspond à l'épreuve E1 - Étude technique de réceptions) :

• Proposer une prestation personnalisée, ouvrir le dossier client
• Conclure la vente
• S’assurer du règlement de la facture
• Fidéliser le client
• Déterminer les besoins non couverts en interne
• Lancer un appel d’offres, rechercher et proposer des entreprises externes
• Élaborer le devis
• Renseigner et transmettre les documents commerciaux relatifs à la manifestation et les documents d’organisation de la production et au service
• S’assurer de la réception et de l’acceptation de la commande par le fournisseur/prestataire
• Mettre à jour les éléments de la facturation client et les transmettre au service comptable
• Élaborer le planning d’intervention
• S’assurer du respect des transactions et de la conformité des factures fournisseurs/prestataires

Négociation commerciale et organisation de réception à caractère innovant (correspond à l'épreuve E2 - Commercialisation d'un concept de réception innovant) :

• Accueillir et prendre en charge le client
• Écouter le client, repérer ses attentes et ses besoins, estimer son budget
• Proposer une prestation personnalisée, ouvrir le dossier client
• Conclure la vente
• Présenter et concevoir un projet de réception innovant
• Regrouper les informations utiles pour la gestion de l’événement
• Recenser les informations, regrouper les documentations sur un thème innovant

Réalisation de réceptions (correspond à l'épreuve E3 - Activités en milieu professionnel) :

• Réaliser le plan d’implantation
• Renseigner et diffuser les documents d’organisation de la production et du service
• Assurer la relation avec le client durant l’intervention de l’entreprise
• Organiser l’accueil, la prise en charge et la gestion du personnel
• Répartir les tâches
• Gérer le minutage technique de la manifestation
• Intervenir, en cas de nécessité, dans les opérations de dressage, d’envoi, de service et de débarrassage
• Vérifier le travail effectué et donner des consignes pour rectifier les anomalies
• Établir le bilan de la manifestation avec le client, en interne
• S’assurer du règlement de la facture

Secteurs d’activités :

• Organisateurs de réceptions
• Traiteurs
• Hôtels, restaurants et espaces de réceptions
• Centres de congrès et séminaires
• Parcs d'expositions
• Restauration collective
• Clubs de vacances
• Résidences parahôtelières
• Parcs à thèmes
• Hôtellerie de plein air
• Administrations, collectivités territoriales
• Entreprises privées
• Agences événementielles
• Agences de communication

Type d'emplois accessibles :

• Coordinateur de réceptions
• Logisticien
• Assistant commercial
• Responsable des banquets

Puis, après expérience professionnelle ou complément de formation :

• Chef de projets
• Responsable de site
• Responsable logistique
• Attaché commercial
• Commercial d'espaces
• Décorateur événementiel