Office manager

Au sein d'une entreprise, rattaché directement à la direction de son entité, le responsable administratif France et international organise, coordonne et supervise les services administratifs d'une PME ou d'un service fonctionnel dans un contexte international. Il définit, planifie et pilote les ressources et les moyens d'activités administratives dont il a la charge.

Il est le garant de la qualité de la fonction administrative de son entité avec pour objectif la satisfaction des clients internes et des partenaires extérieurs.

Amené à exercer dans un environnement international, ses capacités doivent lui permettre de communiquer en anglais à un haut niveau professionnel avec une multitude d'interlocuteurs nationaux et internationaux.

Activités visées :

• Management administratif d'activités d'une PME ou d'un service 
• Déploiement d'outils de pilotage et de gestion
• Contribution à la gestion des ressources humaines dans un contexte international
• Communication dans un contexte de management international

• Établir un diagnostic à partir de recueil d'informations et à l'aide d'outils et méthodes d'analyse afin d'identifier les besoins de l'organisation administrative conformément aux objectifs de l'entreprise ou du service
• Définir une organisation administrative, à partir du diagnostic et en utilisant les méthodes de recherche de solutions et les outils de représentation des tâches afin d'élaborer un plan d'actions, une organisation des tâches à même de soutenir les équipes internes et optimiser les performances de l'entité (enjeux économiques et sociétaux)
• Gérer la transmission des informations auprès des équipes en adoptant les modes de communication adéquats afin de permettre la mise en pratique de l'organisation administrative déterminée
• Contrôler la bonne exécution du plan d'actions de l'organisation définie en mettant en place des outils de contrôle dans une démarche d'amélioration continue des processus pour garantir les performances administratives de la structure
• Réaliser un reporting de suivi d’activités en créant en collaboration avec son responsable des outils rendant compte périodiquement des indicateurs de performance afin de permettre à sa hiérarchie d’assurer le suivi et l’analyse des informations nécessaires à sa prise de décision
• Assurer la gestion budgétaire d’activités d’un service ou d’un centre de profit en participant à l’élaboration du budget, en suivant son évolution et en proposant des solutions correctrices et d’amélioration afin se conformer au budget initial et/ou d’optimiser les dépenses
• Utiliser l’information comptable et financière en pratiquant une analyse comptable et financière pour piloter son activité dans le cadre d’activités de management non comptables et être en mesure de dialoguer avec les partenaires internes ou externes en charge des éléments comptables et financiers
• Veiller au respect de la réglementation en contribuant à la gestion des contrats afin d’évaluer le risque contractuel, les effets pour l’entreprise y compris dans un contexte international
• Accompagner son équipe en mettant en place des actions de gestion des ressources humaines favorisant la motivation des salariés dans une démarche de qualité de vie au travail et de management interculturel afin de veiller au bien-être des individus et assurer une performance satisfaisante de l'activité dans un contexte international
• Assurer l'interface entre les salariés de son entité et les interlocuteurs internes et externes dans le traitement des formalités administratives, légales et obligatoires en matière de gestion individuelle et collective du personnel afin de garantir le respect de la réglementation dans un contexte international
• Gérer des actions de recrutement en participant aux différentes étapes d'un processus de recrutement afin d'assister la direction pour les nouvelles embauches et prendre en charge le recrutement de personnel administratif en lien avec le service RH ou la direction Bloc 4 Communiquer dans un contexte de management international
• Communiquer à l'écrit en anglais en produisant des documents professionnels afin de développer les partenariats internes et externes dans un contexte international
• Communiquer à l'oral en anglais avec aisance en adaptant sa communication à l’interlocuteur et à la situation de management afin de contribuer au développement des partenariats internes et externes dans un contexte international

Secteurs d’activités :

• Les titulaires peuvent exercer leur métier dans tout secteur d'activité

Type d'emplois accessibles :

• Responsable administratif
• Responsable administratif international / bilingue
• Office manager / office manager bilingue
• Responsable administratif spécialisé /international / bilingue