Assistant de gestion

L’assistant de gestion est le collaborateur direct du dirigeant d’une petite ou moyenne entreprise. Il assure la gestion de la comptabilité, met en place/actualise les processus de gestion interne, élabore des outils d’aide à la décision et assure la gestion et le suivi du personnel.

Traiter les opérations fiscales et comptables

• Identifier les comptes correspondants aux écritures bancaires en suivant les comptes de tiers, afin de faciliter l’enregistrement des opérations bancaires courantes
• Vérifier les documents commerciaux physiques ou dématérialisés avec le service commercial, afin de vérifier l’ensemble des documents émis à destination des clients
• Enregistrer les pièces comptables dans le système comptable, afin d’en contrôler les enregistrements
• Lettrer les comptes généraux et auxiliaires de façon manuelle ou automatique afin d’identifier les factures fournisseurs restant à payer et les factures clients en attente d’encaissement
• Etablir des états de rapprochements bancaires en utilisant un logiciel de comptabilité, afin de connaître la situation réelle de la trésorerie et détecter les éventuelles erreurs dans la comptabilisation des opérations de trésorerie, omissions, etc.
• Mettre en œuvre un suivi comptable des opérations fournisseurs et clients, afin de connaître la situation de la trésorerie par rapport aux encaissements et décaissements
• Développer la digitalisation des processus comptables via des outils collaboratifs et le système d’information comptable, afin d’optimiser le partage et la gestion de l’information comptable puis de favoriser un contrôle continu et évolutif des données comptables, financières et opérationnelles
• Saisir l’écriture de TVA dans le journal des opérations diverses, afin d’enregistrer la TVA collectée auprès de ses clients et la TVA payée à ses fournisseurs
• Organiser les comptes de TVA, afin de respecter la périodicité des déclarations et paiements aux services des impôts, selon le régime de TVA qui la concerne
• Déclarer la TVA de façon dématérialisée et vérifier sa comptabilisation, afin de respecter ses obligations de versements selon son régime de TVA et le cas échéant demander une imputation partielle ou complète d’une créance fiscale justifiée, sur une prochaine échéance

Créer des outils financiers d’aide à la décision opérationnelle

• Calculer les soldes intermédiaires de gestion, les ratios d’activité, le seuil de rentabilité, les ratios de structure, bilan fonctionnel, fonds de roulement et besoins en fonds de roulement, afin d’établir un prévisionnel et de mettre à disposition de la direction des indicateurs et données financières variées leur permettant d’identifier des leviers d’amélioration
• Etablir et présenter les tableaux de financement et des flux de trésorerie/ des reportings, en utilisant une application dédiée, afin de mesurer la rentabilité de l’entreprise
• Calculer et analyser les coûts de l’entreprise via des outils de numérisation et d’enregistrement comptable dans le respect du plan comptable général, afin d’établir un prévisionnel et d’en contrôler la réalisation / non-réalisation au gré des opérations durant l’exercice
• Définir les objectifs, indicateurs et les ajuster si nécessaire en instruisant des outils de suivi et en assurant un suivi des litiges, afin de mettre à disposition de la direction des indicateurs de performance
• Elaborer des outils de gestion automatisés et fiables, permettant un suivi des données en temps réel via un logiciel de comptabilité afin d’analyser efficacement la situation financière de la structure et de gagner du temps et de la fiabilité dans l’enregistrement et le contrôle des opérations comptables
• Comparer et commenter les réalisations avec les documents prévisionnels en assurant la prise de rendez-vous et l’organisation des réunions à l’aide d’outils collaboratifs, afin de fournir à la direction des analyses ou de la mettre en alerte en cas d’écarts
• Etablir les budgets et plans de financement, au moyen d’un tableau, en concevant des procédures de classement et d’archivage dans le respect du droit comptable et fiscal afin d’assurer une organisation administrative efficace pour présenter à la direction (ou aux responsables d’entité gérant un projet) les besoins financiers et leurs ressources financières affectées en contrepartie

Assister la gestion administrative, commerciale et sociale d’une structure

• Elaborer et mettre à jour des documents administratifs et commerciaux en considérant l’empreinte environnementale numérique de sa pratique, afin de tracer l’activité et garantir la réalisation des prestations
• Assurer le suivi administratif de l’activité/ des commandes via des outils bureautiques et collaboratifs dans le respect des obligations en matière de conservation et d’archivage des documents commerciaux
• Réaliser les DPAE (Déclaration Préalable A l’Embauche) pour toute nouvelle embauche et soldes de tout compte en fonction de la réglementation en vigueur, afin de garantir la conformité des procédures liées au contrat de travail

Optimiser les processus de gestion interne

• Evaluer l’organisation en place via une méthodologie spécifique afin de disposer d’une représentation claire des activités et collaborateurs dédiés à leur réalisation
• Elaborer un plan d’actions avec une méthode de conduite de projet en vue d’optimiser l’organisation de la structure et améliorer les processus « support »
• Etablir les process d’amélioration en lien avec les modes opératoires de la structure dans l’optique de mettre en place une démarche d’amélioration continue dans la durée
• Contribuer à la mise en œuvre d’une démarche RSE (Responsabilité Sociétale des Entreprises) de la structure avec méthodologie dans le but d’intégrer les préoccupations sociales et environnementales à la finalité de l’entreprise
   

 Secteurs d’activités :

Entreprises de toutes tailles et de tous secteurs d’activités (entreprises privées, établissements publics, associations...)

Type d'emplois accessibles :

• Assistant de gestion
• Assistant polyvalent
• Assistant administratif et de gestion