Secrétaire assistant

 Le secrétaire- assistant occupe un rôle clé au sein d'une entreprise, d'un cabinet ou d'une administration.

Chargé de l'accueil, du planning, des rendez-vous et de l'administratif, le secrétaire assistant fait l'interface entre les membres d'une entreprise et ses relations avec l'extérieur, clients, fournisseurs et prestataires.

Activités visées :

• Participation à la gestion administrative d'un service
• Participation à la gestion commerciale d'un service
• Accueil et transmission des informations
• Coordination des activités d'une équipe ou structure

• Organiser son poste de travail informatique en définissant le mode de classement et d'archivage des données pour assurer la gestion documentaire de l'entreprise.
• Concevoir des procédures de classement et de recherche de documents informatisées afin d'assurer une organisation efficace ainsi que la traçabilité des informations
• Effectuer une étude documentaire informatisée en adoptant une stratégie de recherche adapté et efficace afin d'exploiter et restituer des données.
• Diffuser des données via des outils collaboratifs (mail, forum d'entreprise, newsletter, plateforme collaborative, réseaux sociaux et réseau d'entreprise ) dans l'optique d'optimiser le partage et la gestion de l'information
• Elaborer différents supports en utilisant les logiciels et outils adaptés à la tâche à réaliser pour assurer le bon fonctionnement et le développement de l'entreprise
• Recenser les besoins en des consommables en respectant la politique achat de la structure afin d'assurer la gestion optimale du service
• Produire des documents commerciaux entrants et sortants (devis, bon de commande, bon de livraison, facture) en utilisant des outils bureautiques et la charte graphique de la structure dans le but de garantir le bon fonctionnement opérationnel et commercial de la structure
• Assurer la gestion, y compris électronique, de documents commerciaux en suivant voire créant la procédure de classement afin de tracer l'activité commerciale
• Effectuer le suivi des commandes émises et reçues, via des outils bureautiques, numériques et progiciels, dans l'optique de garantir les livraisons
• Relancer les impayés via le téléphone et les outils numériques afin d'assurer le paiement des prestations
• Concevoir et actualiser les tableaux de suivi de l'activité commerciale via des outils bureautiques et progiciels afin de permettre au(x) dirigeant(s) (es) d'évaluer la politique commerciale
• Assurer le suivi commercial en entretenant une relation régulière et privilégiée avec les clients et fournisseurs de l'entreprise afin de fidéliser ses partenaires externes
• Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes et externes tout en promouvant l'image de la structure et respectant le cadre déontologique fixé
• Orienter les personnes selon leur demande, de visu, par téléphone ou via des outils numériques, dans le cadre d'une démarche qualité et en visant la satisfaction des clients / usagers
• Garantir la prise de rendez-vous et la tenue d'agenda pour un ou plusieurs collaborateurs, en ayant recours aux partages d'agendas, mails, rappels automatiques
• Préparer les réunions et les déplacements des collaborateurs afin de d'assurer l'organisation de ces activités

Secteurs d'activités :

Le secrétariat/assistanat exercent dans toutes tailles d'organisations et tous secteurs d'activités.

Type d'emplois accessibles :

• Secrétaire assistant(e)
• Assistant administratif(ve)
• Assistant(e) personnel
• Assistant(e) d'équipe
• Assistant(e) d'entreprise
• Executive assistant
• Secrétaire
• Secrétaire administratif(ve)
• Secrétaire polyvalent(e)
• Secrétaire réceptionniste