Titre Professionnel Chargé d'Accueil et de Gestion Admnistrative

• Titre professionnel chargé d'accueil et de gestion administrative - Code CertifInfo 119165
  • Niveau de qualification : 4 - Savoirs factuels et théoriques

Objectifs

Maîtriser les compétences nécessaires à l'exercice du métier de Chargé d'Accueil et de Gestion Administrative et valider le diplôme de niveau 4 (équivalent à un Bac) :
- Appliquer les procédures d'accueil en vigueur dans l'entreprise
- Accueillir des visiteurs et les orienter vers les personnes et services concernés conformément aux procédures.
- Identifier les différents outils appropriés à une situation particulière
- Effectuer des recherches dans les sources adéquates
- Utiliser le Web avec pertinence et rapidité
- Traiter simultanément un accueil physique et téléphonique
- Représenter l'image et valoriser la structure
- Connaître des phrases types en anglais
- Comprendre une demande simple d'un interlocuteur anglophone et lui apporter une réponse en anglais
- Gérer des situations complexes
- S'adapter à des situations et des interlocuteurs variés
- Adopter une attitude courtoise face à une situation délicate
- Identifier une situation de détresse, d'urgence ou de crise
- Mettre en œuvre des techniques de gestion de conflits
- Structurer et traiter les flux d'information
- Organiser des mails avec efficacité
- Appliquer les principes et procédures de sécurité
- Respecter le secret professionnelle et la confidentialité
- Connaitre et appliquer les règles élémentaires de sécurité informatique et de protection des données numériques (mot de passe, sauvegarde,..)
- Présenter les documents selon les normes professionnelles
- Rédiger et présenter un écrit selon les normes et usages professionnels
- Choisir l'outil bureautique adapté et utiliser la fonction appropriée aux travaux à réaliser
- Utiliser les outils de communication et de planification
- Repérer les urgences et les priorités et organiser son travail en conséquence
- Élaborer et actualiser des tableaux de suivi de l'activité
- Assurer la traçabilité et la conservation des informations
- Concevoir et mettre en œuvre un plan de classement pour garantir l'accessibilité aux dossiers
- Contrôler et gérer un stock de fournitures
- Passer une commande en ligne
- Collecter les informations sur un outil de gestion (ERP, CRM)
- Centraliser les informations dans un tableur
- Mettre à jour le tableau
- Effectuer un rapport par rapport aux données du tableau
- Rechercher des informations et connaître les règles juridiques de conservation des documents
- Connaitre la politique RSE de l'entreprise
- Adopter des pratiques écoresponsables au quotidien

Programme de la formation

1. Programme :
- Accueil, positionnement
- Accueil, information et orientation des visiteurs, clients ou usagers
- Gestion des appels téléphoniques et traitement des demandes entrantes
- Organisation des plannings et gestion des agendas des collaborateurs
- Gestion administrative des dossiers clients ou usagers
- Transmission des informations administratives en interne et en externe
- Suivi administratif des dossiers et mise à jour des bases de données
- Rédaction et mise en forme de documents professionnels
- Utilisation des outils bureautiques et collaboratifs pour la gestion administrative
- Technique recherche d'emploi
- Bilan et préparation à la certification
Soit
Une durée moyenne de 20 % du parcours réalisé à distance (module en ligne, visioconférence collective)
2. Contractualisation du parcours de formation
Complétude et signature du contrat et de l'annexe pédagogique (objectifs de formation, durée et modalités de formation et d'évaluation)
3. Évaluation en cours de formation :
- Complétude et signature de l'annexe pédagogique et reformulation par le candidat de ses objectifs de formation et du parcours individuel élaboré
- Mises en situation professionnelle
- Contrôle de connaissances écrit
- Études de cas
- QCM
- Dépôt de devoir hebdomadaire
- Écrits et oraux formatifs par bloc de compétences (mises en situation d'accueil/prise de RDV, dossiers patients complets avec facturation, télétransmission, rédaction d'écrits).
- Rendez-vous tripartite d'évaluation du stage professionnel
- Simulation d'épreuves d'examen (à minima 3 semaines avant les épreuves d'examen)
4. Moyens pédagogiques et accompagnement
- Téléphone équipé de haut-parleur
- Postes informatiques équipés de logiciels de bureautique
- Plateforme d'apprentissage en ligne AFEC-Formation
- Assistance technique dédiée (mail, chat) avec un délai de réponse de moins de 7 heures (jours ouvrés)
- Classes virtuelles
- Réunion téléphonique collective et individuelle
- Attestation mensuelle d'assiduité
5. Équipe pédagogique proactive :
- Formateur coach de niveau 5 avec 3 ans d'expériences professionnelles
- Formateur référent de niveau 5 avec 3 ans d'expériences professionnelles.
- Coordinateur pédagogique
- Référent technique sur la plateforme
- Référent handicap
- Référent socio-professionnel
- Chargé de relation entreprise

Validation et sanction

-

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac