Titre professionnel chargé d'accueil et de gestion administrative - Pré-graduate secrétaire administratif

• Titre professionnel chargé d'accueil et de gestion administrative - Code CertifInfo 119165
  • Niveau de qualification : 4 - Savoirs factuels et théoriques

Objectifs

• Assurer les activités d'accueil d'une structure


• Gérer les activités administratives d'une structure

Programme de la formation

1. Les fondamentaux du secrétariat


2. Assurer les activités d'accueil d'une structure


- Introduction : l'importance d'un premier échange

- L'accueil physique

- L'approche centrée sur la personne lors d'un accueil physique

- Bien recevoir un visiteur

- Personnaliser l'accueil

- Chercher à améliorer son accueil client

- Le champ lexical à utiliser avec un visiteur

- L'accueil des personnes en situation de handicap

- L'accueil téléphonique

- La gestion des appels

- Les techniques de communication

- Les techniques de reformulation

- L'engagement qualité en accueil physique et téléphonique

- La communication par mail et la visioconférence

- L'intelligence émotionnelle

- Le secret et la discrétion professionnels

- Welcoming foreign visitors

- Answering and talking on the phone

- Taking notes and passing on a message

- Introducing myself

- Progresser en langue étrangère

- Social skills

- Accueillir un visiteur et transmettre des informations oralement

- L'agressivité et les conflits

- Identifier et gérer les sources de tension à l'accueil

- Adapter sa communication en situation complexe

- Gérer des situations complexes à l'accueil

- Le bon traitement de l'information

- Les méthodologies des traitements de l'information

- Le RGPD

- Gestion documentaire et sources d'information

- Le classement

- Le traitement du courrier


3. Gérer les activités administratives d'une structure


- Les bonnes pratiques des écrits pro

- Les normes typographiques

- Les écrits interactifs : rédiger une lettre

- La rédaction d'un rapport

- Le compte rendu

- La note de service

- Les écrits informatifs : la note de synthèse

- Introduction : l'importance de l'optimisation et la gestion du temps

- Organiser les journées de ses managers

- Introduction à la planification des éléments

- Comment planifier de manière optimale

- Plannings et outils de planification

- Construction d'un planning

- L'ordonnancement des tâches

- Les méthodes de planification traditionnelles

- Les méthodes de planification digitale

- Utiliser un agenda professionnel

- Découverte et utilisation du Calendrier Google

- Découverte et utilisation du Calendrier Outlook

- Découverte et utilisation du Calendrier Windows

- Découverte et utilisation du Calendrier MacOS

- La GED et la SAE

- Gérer les fournitures et passer des commandes

- Planifier et organiser les activités de l'équipe

- Le suivi des documents

- La relance clients

- Constituer et vérifier la conformité des dossiers administratifs

- Les caractéristiques d'un PGI

 

Validation et sanction

Titre professionnel chargé d'accueil et de gestion administrative

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac