Titre professionnel assistant(e) de direction

• Titre professionnel assistant de direction - Code CertifInfo 116230
  • Niveau de qualification : 5 - Savoirs étendus, spécialisés, factuels et théoriques

Objectifs

Les compétences de l'assistant de direction sont caractérisées par un ensemble indissociable de composantes techniques, relationnelles et organisationnelles ; leur maintien nécessite le recours à la formation et l'auto-formation en continu. L'assistant de direction optimise les journées des membres de l'équipe de direction en assumant la tenue des agendas. Il organise des réunions et déplacements ; dans toutes ses activités relevant de l'accueil et de l'organisation, il prend en compte d'éventuelles situations de handicap.

Il prépare et suit les dossiers et coordonne les activités, conçoit et actualise des outils de pilotage adaptés. Il collecte et synthétise des informations chiffrées de gestion et contribue au reporting d'activités ou de résultats. Il peut être force de proposition auprès de la direction afin d'améliorer les processus administratifs.

L'assistant de direction collabore avec le chef de projet et l'équipe projet dans le cadre de la gestion des projets de l'équipe de direction ; il contribue à l'atteinte des objectifs des projets. Il met en place des actions de veille informationnelle permettant à la structure de suivre l'actualité réglementaire, juridique, économique, fiscale et sociétale. Il collecte et analyse les données recueillies, rédige et met en valeur les éléments clés puis diffuse les résultats de la veille au format adéquat. Il participe à la définition du plan de projet, recense les contraintes et détermine les ressources nécessaires. Il planifie et ordonnance les différentes opérations et communique sur le projet en interne et en externe. L'assistant de direction prend en charge et optimise l'organisation d'un événement. Il recueille l'ensemble des informations nécessaires à la préparation de l'événement et en planifie le déroulement. Il conçoit des supports de communication en fonction des cibles, assure leur diffusion via des prestataires adaptés et les médias sociaux.

L'assistant de direction travaille sous la responsabilité d'un ou plusieurs supérieurs hiérarchiques ; il respecte les limites de son champ d'action et son niveau de délégation. Son autonomie varie en fonction de la taille et l'organisation de la structure.

Son rôle de facilitateur et de coordinateur l'amène à travailler avec un grand nombre d'acteurs de tous niveaux hiérarchiques, de provenances et de métiers divers, à l'interne comme à l'externe. L'emploi s'exerce généralement de manière sédentaire, avec des déplacements ponctuels. La variété et l'interaction des tâches et des acteurs donnent lieu à de nombreuses interruptions. L'assistant de direction peut être confronté à des situations complexes ; il maintient une disponibilité importante et une grande réactivité en fonction des priorités.

Programme de la formation

1. Gestion administrative et organisationnelle

– Organisation quotidienne de la direction : gestion d'agendas complexes, coordination de réunions internes et externes, préparation logistique, rédaction d'ordres du jour et comptes rendus.

– Suivi des dossiers : mise à jour de tableaux de bord, archivage sécurisé, traitement des priorités, contrôle des échéances, reporting régulier auprès de la direction.

– Production documentaire : notes de synthèse, courriers, procédures internes, présentations professionnelles, supports de décision adaptés aux attentes managériales.

– Utilisation d'outils numériques collaboratifs : messagerie professionnelle, visioconférence, solutions de stockage, gestion des autorisations et respect du RGPD.

2.Communication professionnelle interne et externe

– Accueil physique, téléphonique et digital : filtrage des demandes, gestion des situations sensibles, adaptation du ton et du registre selon le niveau hiérarchique des interlocuteurs.

– Maîtrise des techniques de communication écrite et orale, y compris en anglais professionnel : messages clairs, reformulation, synthèse, prise de notes rapide et structurée.

– Coordination des échanges entre les services : circulation fluide des informations, préparation de briefs, rédaction de comptes rendus exploitables.

3. Gestion de projets, veille et prise d'initiative

– Participation active au pilotage de projets : définition des objectifs, identification des ressources, suivi des tâches, gestion des délais et préparation des supports de pilotage.

– Mise en place d'une veille stratégique : collecte d'informations fiables (réglementaire, sectorielle, concurrentielle), analyse critique, synthèse structurée pour la direction.

– Organisation d'événements professionnels : séminaires, rendez-vous clients, interventions extérieures, coordination prestataires et suivi budgétaire.

4. Intégration professionnelle de l'intelligence artificielle

– Utilisation encadrée d'outils d'IA générative pour :

• proposer des trames de courriels, comptes rendus, synthèses documentaires ;

• analyser rapidement des documents volumineux et en extraire les points clés ;

• assister à la traduction, reformulation, structuration de contenus ;

• automatiser certaines tâches répétitives (classement, organisation, suivi d'informations).

– Développement du sens critique : vérification, correction et contextualisation des contenus gédes contenus générés afin de garantir la précision, la confidentialité et l'adéquation professionnelle.

5. Professionnalisation et préparation au titre

Travaux pratiques, études de cas réelles, simulations de situations d'entreprise, construction du dossier professionnel, accompagnement individualisé, préparation technique aux épreuves du TP : mise en situation, entretien technique et entretien final.

Validation et sanction

Titre professionnel assistant de direction

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac + 2