Secrétaire assistant

• Secrétaire assistant - Code CertifInfo 115464
  • Niveau de qualification : 4 - Savoirs factuels et théoriques

Objectifs

• Organiser son poste de travail en respectant les procédures, priorités et délais afin d'atteindre les objectifs fixés.
  
  Gérer les documents physiques et numériques en assurant leur classement, leur diffusion et leur accessibilité dans le respect des règles de confidentialité.
  
  Produire des documents professionnels à partir d'instructions écrites ou orales en respectant les règles de présentation, d'orthographe et d'accessibilité à l'aide d'outils bureautiques.
  
  Traiter les documents commerciaux (devis, commandes, factures) via des outils adaptés dans le respect des procédures et des mentions légales.
  
  Assurer le suivi des impayés et relancer les clients en adoptant une communication adaptée.
  
  Mettre à jour des tableaux de suivi pour analyser l'activité et faciliter la prise de décision.
  
  Gérer les stocks et les approvisionnements en lien avec les fournisseurs.
  
  Préparer et classer les pièces comptables afin de faciliter le suivi et le rapprochement bancaire.
  
  Réaliser les rapprochements bancaires mensuels pour vérifier les flux financiers.
  
  Accueillir et orienter les interlocuteurs en face à face ou à distance dans une démarche professionnelle et inclusive.
  
  Traiter les demandes, réclamations et litiges simples dans une logique de satisfaction client.
  
  Organiser les agendas, réunions et déplacements en assurant la coordination et le suivi.
  
  Participer à l'organisation d'événements professionnels et gérer les aspects logistiques.
  
  Diffuser l'information via des outils collaboratifs et assurer le partage des données.
  
  Rechercher, analyser et restituer des informations utiles à l'activité du service.

Programme de la formation

BLOC 1 – ASSURER LES ACTIVITÉS D'ACCUEIL (200H)

Accueil professionnel

• Rôle et enjeux de l'accueil


• Accueil physique et téléphonique


• Image de l'entreprise

Posture et communication

• Communication verbale et non verbale


• Voix, diction et présentation


• Écoute active et assertivité

Techniques d'accueil

• Gestion des visiteurs et des flux


• Gestion des rendez-vous


• Gestion des priorités et des imprévus

Communication téléphonique

• Structuration d'un appel


• Gestion des appels entrants et sortants


• Prise de messages professionnels

Gestion des situations complexes

• Gestion des conflits et réclamations


• Désamorçage des tensions


• Gestion des urgences

Organisation et efficacité

• Prise de notes


• Reformulation et transmission d'information


• Organisation personnelle

Communication écrite et numérique

• Rédaction d'e-mails professionnels


• Outils de messagerie


• RGPD et protection des données

Anglais professionnel

• Accueil en anglais


• Communication simple écrite et orale

BLOC 2 – GESTION ADMINISTRATIVE (200H)

Rédaction professionnelle

• Documents administratifs (courriers, rapports, comptes rendus)


• Devis, factures, bons de commande


• Réponses aux réclamations et relances

Gestion administrative

• Préparation de dossiers


• Gestion des appels d'offres simples


• Respect des procédures et délais

Organisation des activités

• Organisation de réunions et déplacements


• Gestion des agendas et plannings


• Gestion du temps et priorités

Gestion documentaire

• Classement et archivage


• Gestion du courrier (papier et numérique)


• Organisation des fichiers et sécurité des données

Outils bureautiques

• Word (documents, publipostage, modèles)


• Excel (tableaux, graphiques, analyse)


• PowerPoint (présentations professionnelles)

Suivi administratif

• Suivi des fournisseurs et contrats


• Tableaux de suivi


• Relances administratives

Gestion budgétaire (initiation)

• Suivi d'un budget simple


• Analyse des écarts

Cybersécurité

• Protection des données


• Bonnes pratiques numériques

Qualité & amélioration continue

• Satisfaction client


• Analyse des dysfonctionnements

Validation et sanction

Secrétaire assistant

Type de formation

Certifiante

Sortie

Bac