Secrétaire assistant administratif - bureautique et IA

Objectifs

Parcours opérationnel de 35 heures centré sur les tâches administratives courantes : rédaction de documents, tableaux de suivi, gestion des emails et agendas, organisation des fichiers, réunions, outils collaboratifs et utilisation responsable de l'IA pour gagner en productivité.

Objectifs pédagogiques :

• Comprendre les principales missions d'un assistant administratif.


• Produire des courriers et documents professionnels.


• Créer des tableaux de suivi fiables.


• Gérer une messagerie, un agenda et des rendez-vous.


• Organiser les fichiers et documents d'une activité administrative.


• Préparer et suivre une réunion.


• Collaborer avec Teams, OneDrive ou outils équivalents.


• Utiliser l'IA pour assister la rédaction, la synthèse et la préparation de documents.


• Adopter une communication et une posture professionnelles.

Compétences visées :

• Organisation administrative


• Word


• Excel


• Outlook


• Gestion d'agenda


• Classement numérique


• Teams et OneDrive


• Communication professionnelle


• IA générative appliquée à l'administration

Programme de la formation

Durée : 5 jour(s), soit 35 heures. Formation animée par un formateur expert du domaine, alternant apports théoriques et travaux pratiques. Programme adaptable aux besoins du commanditaire.
Module 1 — Fonction administrative et posture professionnelle (0,5 jour)

Contenus :

• Rôle de l'assistant administratif


• Priorités et organisation


• Confidentialité


• Communication professionnelle


• Qualité de service

Module 2 — Documents administratifs avec Word (0,75 jour)

Contenus :

• Courriers


• Notes


• Comptes rendus


• Mise en page


• Styles


• Tableaux


• PDF

Module 3 — Tableaux de suivi avec Excel (1 jour)

Contenus :

• Saisie et structuration des données


• Calculs simples


• SOMME, MOYENNE, SI, NB.SI


• Tri et filtres


• Mise en forme conditionnelle


• Graphiques simples

Module 4 — Email, agenda et organisation (0,75 jour)

Contenus :

• Rédaction d'emails


• Classement et recherche


• Calendrier


• Prise de rendez-vous


• Invitations


• Gestion des priorités

Module 5 — Teams, OneDrive et organisation documentaire (0,5 jour)

Contenus :

• Organisation des dossiers


• Partage de fichiers


• Coédition


• Réunions Teams


• Nommage et classement


• Versions

Module 6 — IA pour l'assistance administrative (0,75 jour)

Contenus :

• Rédaction et reformulation


• Synthèse de notes


• Préparation d'un ordre du jour


• Création de modèles


• Prompts professionnels


• Contrôle des erreurs


• Confidentialité

Module 7 — Mise en situation professionnelle (0,75 jour)

Contenus :

• Traitement d'une demande


• Création de documents


• Suivi Excel


• Organisation d'un rendez-vous


• Communication


• Contrôle qualité

Modalités d'évaluation : évaluation continue par travaux pratiques et quiz de fin de module. Une attestation de fin de formation précisant les acquis est remise à chaque stagiaire.
Modalités d'évaluation : évaluation continue par travaux pratiques et quiz de fin de module. Attestation de fin de formation remise à chaque stagiaire.

Validation et sanction

Attestation de formation

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique