Optimiser l'organisation de vos documents électroniques

Objectifs

Appliquer une méthodologie de classement et d'organisation pour gérer efficacement les documents électroniques.
Mettre en place des règles de nommage et de gestion des versions pour assurer une organisation cohérente.
Élaborer un plan de classement électronique adapté aux besoins spécifiques de votre organisation.
Identifier les flux documentaires et diagnostiquer les points faibles de l'organisation actuelle.

Programme de la formation

Classer ou ranger ?
Qu'est ce qu'un document ?
Quelles sont ses caractéristiques ?
Je range ? Je classe ? Comment ? Pourquoi faire ? Pour qui ?
Classer quoi ? Classer pourquoi ?
Identifier les flux générant du document et faire un diagnostic
Identifier les points faibles de l'organisation
Répondre à la question : dois-je tout classer ? pourquoi ? comment faire simple ?
Je classe des documents mais dans quel but ?
Comment gérer les différentes versions de document ?
Organiser le classement concrètement :
Les règles de nommage et la gestion du versioning : les bonnes pratiques
Le plan de classement électronique : les différents types de plan de classement
Classer en fonction de l'hébergement des documents : local, serveurs partagés, au sein d'une GED, d'une messagerie...
Dois-je indexer ? Ajouter des métadonnées ? : exemples et exercices
Trier ? Détruire ? Purger ? Quelles sont les règles à mettre en place ?
Vous repartirez avec :
Les critères qui sont importants pour votre organisation
Un plan de classement en phase avec vos besoins
Des bonnes pratiques pour pérenniser votre l'organisation des documents électroniques
Compétences cibles :
Créer ou faire évoluer une organisation de la documentation électronique
Savoir mettre en place un plan de classement et des règles de nommage
Savoir analyser les besoins de son organisation pour une gestion des documents électroniques cohérente

Validation et sanction

Attestation de formation

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique