Gestion documentaire - initiation

Objectifs

Optimiser son organisation personnelle et professionnelle et gagner en qualité de service pour répondre plus rapidement et efficacement aux demandes d'information. Sur la base des méthodes et techniques professionnelles appliquées dans le domaine de la documentation, cette formation permet d'acquérir et d'adopter des bonnes pratiques et des outils pour une meilleure organisation au quotidien.

Programme de la formation

Introduction aux notions d'information et au traitement de la chaîne documentaire :
Analyse de besoins d'information, de circulation de l'information, de document et de dossier, de gestion électronique des documents.
Optimisation de son classement papier et électronique et adoption d'outils dédiés :
Plan de classement, indexation, classification, rangement.
Organiser et partager un classement rationnel dans son service :
Initier une démarche qualité.
Créer des procédures et des règles simples à suivre.
Gestion des archives pour garder l'essentiel :
Connaître les bases du cycle de vie des archives.
Appliquer les durées de conservation et exploiter des outils simples de gestion des archives.
Savoir trier et jeter pour gagner de la place.
Faire le lien entre la fonction archivage et la gestion documentaire.
Rechercher l'information sur Internet :
Appliquer une méthode de recherche par étapes, grâce aux outils de recherche sur Internet.
Savoir formuler des requêtes plus efficaces dans les moteurs de recherche et gagner du temps.
Savoir valider des sources et les organiser pour les retrouver facilement.
Elaborer un répertoire de sources pour le partager avec ses collègues
Quelques applications simples de l'IA générative pour s'aider au quotidien dans sa gestion documentaire
Compétences cibles :
Retrouver rapidement un document ou une information.
Mettre en place une organisation commune dans son service.
Élaborer et faire évoluer un plan de classement (papier ou électronique).
Savoir trouver rapidement des sources d'information sur internet.

Validation et sanction

Attestation de formation

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique