Gestion administrative : s'organiser pour gagner du temps et de l'efficacité

Objectifs

• Identifier les facteurs qui nuisent à l'efficacité dans le travail


• Mettre en oeuvre un traitement performant des documents administratifs reçus ou émis par l'entreprise


• Identifier les méthodes et outils permettant une transmission efficace des informations internes et externes


• S'approprier une démarche pour optimiser sa gestion du temps.

Programme de la formation

La formation débute par l'exposé, par chaque participant, des activités, tâches, compétences et problématiques liées à son poste de travail. Cet échange de pratiques est complété par des exercices en mini-groupes et des apports complémentaires sur les thématiques prioritaires identifiées parmi la liste suivante :

 
Gérer l'information circulant dans l'entreprise :

• Catégoriser et hiérarchiser l'information circulant, par canal


• Les appels téléphoniques : traçabilité et suivi.

Les outils de traitement des informations internes et externes :

• Répertoire téléphonique et agenda (papier ou électronique), courrier et emails, échéancier, planning, etc.


• Documents de la chaîne vente : papier en-tête, carte de visite et courriers commerciaux, devis et ses mentions légales, circuit de la facture client, etc.


• Documents de la chaîne achat : bon de commande, de livraison et de transport, facture fournisseur


• Documents de chantier : bons d'heures, déclarations / autorisations, PV de réception...

La circulation et le classement des documents :

• Dossier des salariés et des organismes sociaux


• Documents comptables, fiscaux, juridiques et bancaires


• Documents commerciaux.

Maîtriser la correspondance :

• Codes et usages d'une correspondance professionnelle : lettre, e-mail


• Modélisation et rédaction de courriers spécifiques : lettre de relance et de réclamation, courrier d'accompagnement du devis, courriers commerciaux, courriers aux salariés...


• Optimiser sa rédaction


• Savoir mettre en valeur les informations.

S'organiser au quotidien :

• Prioriser ses tâches


• Créer ses outils d'organisation et de suivi : bases de données, tableaux de suivi et de bord, comptes rendus.

Classement et archivage :

• Durées légales de classement : savoir se débarrasser du superflu !


• Archivage "papier" et numérique.

Validation et sanction

Attestation de formation

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique