Conduire des réunions efficaces

Objectifs

Appréhender toutes les étapes d'une
réunion : préparation, convocation, conduite, compte rendu, suivi. 

Assurer
la réussite d'une réunion et le respect de ses objectifs. 

Apprendre à gérer le
groupe et maîtriser les phénomènes de groupe.

Programme de la formation

1 - Les différents types de
réunion

Réunion d'Information, de prise
de décision, de résolution d'un problème, etc.

Réunion préparée / réunion
minute

Leurs caractéristiques et leurs
règles respectives

Les phases types d'une réunion

2 - La préparation de la
réunion

Définir le sujet, les objectifs
et l'ordre du jour de la réunion

Ce qu'il faut préalablement
connaître : participants, fonctions, rôle et statut de chacun,
motivations, état d'esprit

Avoir l'éventuel retour de
précédentes réunions

Rédiger convocation,
date/horaires/durée, lieu, plan de table

Supports et matériels à prévoir
(transparents, paperboard, Powerpoint, etc.)

3 - Le déroulement de la
réunion

L'ouverture de la
réunion : accueil et introduction, rappel du(des) sujet(s), des objectifs,
du temps imparti

Rappeler et faire accepter les
règles de fonctionnement

La prise de parole

Le respect de l'ordre du jour,
les passages aux points suivants

Les synthèses partielles, le
résumé des acquis de la réunion et la prise de congé

Définir le plan d'action issu
de la réunion. Rédiger et valider le compte-rendu

4 - Les techniques d'animation

Savoir utiliser les outils et
les supports

Les techniques de validation et
de prise de décision

Savoir écouter, questionner,
reformuler

Faire participer le groupe en
n'oubliant personne

Maîtriser souplesse et
directivité

Lever les blocages individuels

Comprendre les points de vue et
susciter la créativité du groupe

Recentrer sur les objectifs
initiaux

Réguler les débats (calmer les
bavards, stimuler les passifs)

Validation et sanction

Attestation de formation

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique