Office manager

Pour pouvoir répondre à l’incertitude générale et aux nombreux changements structurels des organisations, les entreprises doivent s’adapter en continu pour rester performantes et compétitives.
Dans un contexte économique en évolution permanente, marqué par la digitalisation, la quête d’agilité et l’essor de nouvelles façons d’organiser le travail, les entreprises cherchent de plus en plus à recruter des profils polyvalents.
L’Office Manager est l'incarnation de cette polyvalence : véritable interface entre la direction et les équipes, il garantit la fluidité des communications, la coordination des services et la gestion efficace des ressources internes.

L'Office Manager assume une fonction essentielle d'organisation du travail, dont la complexité et la diversité se déploient au travers de plusieurs domaines d’intervention.

• Coordonner les étapes du diagnostic organisationnel et humain (y compris en matière de service généraux) en mesurant la performance de l’ensemble des processus afin d’organiser les actions correctives nécessaires au pilotage des activités et l’atteinte des objectifs de l’entreprise.
• Rédiger un rapport de diagnostic à partir des résultats obtenus, dans un contexte décisionnel, afin de formaliser les décisions stratégiques à destination de la direction générale.
• Formaliser/actualiser les procédures internes, en collaborant avec les différents services en en adaptant la documentation aux besoins de l’organisation, y compris pour les personnes en situation de handicap, afin d’assurer une meilleure coordination et alignement avec la stratégie de la direction.
• Proposer à la direction générale des propositions d’évolutions concrètes et des processus d'amélioration continue afin de permettre et de faciliter une prise de décision éclairée.
• Déterminer le processus adapté au contrôle des règles et procédures validées par la direction générale en tenant compte des résultats obtenus liés aux KPIs définis afin de s’assurer de leur application.
• Coordonner les activités de soutien aux managers et à la direction (planification d’activités diverses) en assurant la circulation de l'information, la gestion des priorités et l'organisation des actions internes et externes, afin de contribuer à l'efficacité opérationnelle de l’unité.
• Rédiger les écrits professionnels (notes, les études, les analyses et les bilans) dans un contexte national ou international demandés par sa hiérarchie afin de lui permettre d’avoir à sa disposition de données globales actualisées.
• Optimiser/Faciliter la gestion du temps de sa hiérarchie en proposant un système de délégation permettant la prise en charge de certaines activités afin d’apporter son appui au pilotage des activités de l’organisation ou de l’UO.
• Planifier les réunions, en intégrant des formats inclusifs, en élaborant un ordre du jour assorti d’une durée et rédiger le compte-rendu ou le PV associé dans des délais définis afin de contribuer à l’optimisation de la gestion du temps.
• Coordonner le système d’information (SI) et les outils de suivi choisis par la direction des systèmes d’information (DSI) ou la direction générale pour optimiser les processus et rationaliser le suivi des activités de l'organisation/ de l’UO.
• Faciliter la collaboration entre les utilisateurs des outils de suivis numériques (logiciel de workflows) en organisant des groupes de travail d’amélioration continue afin d’optimiser l’appropriation des outils de pilotage.
• Assurer le suivi budgétaire de l’UO en participant à son élaboration, par activité, afin d’identifier les écarts et de proposer des ajustements permettant d'aligner les dépenses avec les objectifs de l’entreprise.
• Analyser les écarts et non-conformités en matière de budget et de réglementation fiscales et sociales, en collaboration avec les responsables d’activités/pôles/services, afin de coconstruire des axes d’action pour optimiser les ressources et garantir l’atteinte des objectifs opérationnels.
• Gérer les différents intervenants, dans le cadre de la gestion des services généraux afin de s’assurer de la qualité des moyens et des services associés à la réalisation des activités des Hommes et de l’UO.
• Coordonner les relations avec les interlocuteurs externes, nationaux et internationaux (prestataires, clients, fournisseurs) en assurant un suivi efficace, en traitant les dysfonctionnements ou en orientant vers les bons interlocuteurs, afin de garantir la fluidité des échanges et l’excellence opérationnelle de l’organisation.
• Identifier et hiérarchiser les risques organisationnels au sein de la structure, en lien avec les activités de l’UO, afin de contribuer à la mise en place d’actions préventives et à la continuité opérationnelle dans une logique de performance et de fiabilité.
• Structurer la collecte des données en les classifiant selon leur degré de sensibilité, d’urgence, de confidentialité et leur cible en matière de diffusion interne ou externe afin de fluidifier la circulation de l’information, accessible et adaptée aux personnes en situation de handicap.
• Optimiser l’accès à l’ensemble des données nécessaires au bon déroulement des activités en collaborant selon un mode transverse afin de partager efficacement les informations pertinentes dans le respect des règles en matière de cybersécurité et de protection des données.
• Piloter un dispositif de contrôle continu des échanges et prestations, dans un contexte national ou international, en analysant les écarts et en coordonnant les actions correctives, afin de garantir la qualité de service et l’amélioration continue.
• Assurer une veille active et stratégique sur les évolutions des normes, des certifications et des exigences de labélisation liés au secteur d’activité, tant au niveau national et européen pour renforcer la démarche qualité et garantir l'atteinte des objectifs de performance, tout en assurant la conformité aux exigences de certification de l'UO.
• Mettre en place des ateliers réguliers en développant la réflexion sur les impacts en termes de performance afin de faciliter l’intégration de l’utilisation des normes et leur labellisation dans le quotidien des salariés de l’organisation / de l’UO.
• Participer à une structuration efficiente de la bibliothèque de normes applicables aux activités de l’entreprise afin qu’elle constitue une ressource pertinente pour l’ensemble des collaborateurs.
• Assister la direction et/ou chef de projet certification/labellisation/ normalisation en menant diverses activités du cadre normatif des projets afin d’accompagner la pérennisation de l’UO au regard de la concurrence et de son secteur d’activité.
• Préparer les besoins en recrutement, l’identification des profils nécessaires, les indicateurs de qualité de vie au travail (QVT) en les intégrant au tableau de bord RH et aux propositions d’actions correctives qui seront à mettre en œuvre, en tenant compte des personnes en situation de handicap, afin d’appuyer efficacement l’activité ressources humaines.
• Organiser les différents entretiens nécessaires au suivi et à l’adaptation des objectifs opérationnels des équipes et à leur montée en compétences afin de soutenir la performance de l’UO.
• Assister la direction dans la gestion administrative du personnel et les éléments de paie dans le respect des normes réglementaires en vigueur et des pratiques définies par la politique RH de l'unité opérationnelle, afin de garantir une gestion efficace, transparente et conforme des ressources humaines.
• Collecter les informations concrètes et pertinentes relatives à la nécessité du changement, sous le prisme de l’adhésion des équipes afin de permettre à son manager d’établir une argumentation fiable, actualisée et pragmatique à l’attention des parties prenantes.
• Etablir, via une étude et un cahier des charges, l’ensemble des effets et impacts sur les équipes et l’organisation du travail associé afin de préparer les éléments du plan d’actions de conduite du changement.
• Assurer l'adhésion des collaborateurs aux valeurs et à la mission de l'entreprise, afin de favoriser une culture partagée qui soutient la cohésion et l’ajustement mutuel nécessaires à la coopération des équipes, en tenant compte des collaborateurs en situation de handicap.

Secteurs d’activités :

L’Office Manager joue un rôle clé dans le fonctionnement des entreprises, en particulier au sein des petites et moyennes structures. Même si sa fonction se retrouve majoritairement dans les PME et les entreprises de taille intermédiaire (ETI), il est également pertinent dans les grandes organisations, au sein des services administratifs et de gestion ou au sein de pôles d’activités.

Dans un contexte économique en évolution permanente, marqué par la digitalisation, la quête d’agilité et l’essor de nouvelles façons d’organiser le travail, les entreprises cherchent de plus en plus à recruter des profils polyvalents. L’Office Manager est l'incarnation de cette polyvalence : véritable interface entre la direction et les équipes, il garantit la fluidité des communications, la coordination des services et la gestion efficace des ressources internes.

Type d'emplois accessibles :

• Office Manager ; Assistante Manager ;
• Assistant de direction / Secrétaire de direction ;
• Chargé de mission / projet
• Responsable administratif (et éventuellement financier à long terme ou en fonction du cursus antérieur)
• Secrétaire techniques / d’affaires

• Ascencia Business School - Ascencia Paris La Défense

• Ascencia Business School - Ascencia Paris La Défense

  1ère habilitation	Début validité	Fin validité
  27/11/2025		27/11/2027

• Responsable d'unité opérationnelle

• 32012 : Gestion processus
• 31418 : Qualité administrative
• 32154 : Encadrement management
• 32650 : Gestion budgétaire
• 33052 : Administration personnel

• M1604 - Assistanat de direction
• M1605 - Assistanat technique et administratif

• 310 Sans lettre : Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion (y c administration générale des entreprises et des collectivités)