Secrétaire de mairie

Le métier de secrétaire de mairie est considéré comme incontournable dans le fonctionnement des collectivités territoriales de moins de 3 500 habitants. Il est fonctionnaire territorial ou contractuel. A ce titre, il occupe une fonction stable à la mairie. Lorsque les élus changent au gré des élections municipales, le secrétaire de mairie assure la continuité nécessaire à l’administration territoriale. Il est ainsi le “fil rouge” des services aux administrés. Etant le principal collaborateur du maire, son rôle est de conseiller, assister, organiser le développement des projets municipaux et maintenir une connaissance juridique actualisée.

Véritable interface entre les habitants et les élus, le secrétaire de mairie est la cheville ouvrière de la gestion municipale en milieu rural et la complexité de son métier nécessite d’avoir un éventail de compétences dans différents domaines. Le secrétaire de mairie, polyvalent, exerce une fonction d’appui administratif et technique auprès du Maire et de l’équipe municipale. Il est également souvent le premier interlocuteur des administrés. Son rôle est de mettre en œuvre les politiques décidées par l’équipe municipale.

Activités visées :

• Assistance et conseils aux élus sur les risques juridiques et techniques et sur le pilotage des projets
• Organisation et gestion des instances communales
• Accompagnement des élus en matière d’urbanisme
• Assistance exclusive du Maire dans l’exercice de son autorité de police administrative
• Réalisation, conservation et diffusion auprès des administrés, des actes officiels d’état civil, d’urbanisme et de gestion funéraire
• Organisation et gestion des élections
• Gestion financière de la commune
• Gestion des ressources humaines et des carrières
• Élaboration des dossiers de consultation pour la commande publique et suivi
• Gestion des archives et communication, sur demande des administrés

• Conseiller les élus sur les risques juridiques et techniques de chaque projet en mobilisant les compétences d’acteurs internes et externes, pour sécuriser les projets
• Faire vivre une veille réglementaire et juridique en collaboration avec le service juridique interne ou externe, pour être force de proposition auprès des élus
• Piloter les projets culturels, de développement durable, d’habitat, de jeunesse et de transport de la commune ou de la communauté de communes, pour déployer, au niveau local l’action des pouvoirs publics
• Répondre aux exigences légales dans le respect du code général des collectivités territoriales, pour assurer une tenue optimale des instances communales notamment lors de leur organisation et leur préparation
• Rédiger les comptes rendus, les procès-verbaux, les délibérations et les arrêtés, en respectant les règles juridiques en vigueur, pour garantir la validité et la traçabilité des décisions prises par les instances
• Accompagner les élus dans l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie d’urbanisation de la commune pour assurer son déploiement dans le respect des règles générales d’urbanisme (RNU) et/ou le cadre du plan local d’urbanisme (PLU)
• Gérer l’actualisation régulière des différents documents d’urbanisme de la commune en fonction de l’évolution de ses besoins, pour ajuster la stratégie d’urbanisation
• Accompagner le Maire dans la mise en œuvre de ses pouvoirs de police administrative, dans le respect du cadre légal afin de garantir la sécurité, la tranquillité et la salubrité publique
• Rédiger les différents actes administratifs pour permettre au Maire, la mise en œuvre de ses pouvoirs de police administrative
• Rédiger l’ensemble des actes d’état civil conformément à la réglementation en vigueur en s’appuyant sur le Code général des collectivités territoriales, le Code civil, l’instruction générale de l’état civil et en utilisant les outils métiers dédiés pour les enregistrer
• Piloter la gestion en continu du site internet de la commune pour permettre aux administrés un accès dématérialisé aux services municipaux, de l’information à la réalisation de leurs démarches, en prévoyant les spécificités d’utilisation destinées aux administrés en situation de handicap
• Utiliser les plateformes et logiciels métiers dédiés en s’appuyant sur le Code général des collectivités territoriales, le Code de l’urbanisme, le PLU (Plan Local d’urbanisme) et le POS (Plan d’Occupation des sols) pour instruire et suivre les demandes d’urbanisme
• Gérer les concessions funéraires dans le respect de la réglementation funéraire, du Code Général des Collectivités Territoriales et du pouvoir de police du Maire afin de garantir le droit des familles
• Pour garantir une liste électorale à jour (inscription, radiation, modification) utiliser la plateforme dédiée en collaboration avec les services de l’État et l’INSEE
• Organiser matériellement et administrativement les bureaux de vote en appliquant la réglementation en vigueur, afin de sécuriser le déroulement du scrutin
• Contrôler le dépouillement et l’exactitude des résultats des bureaux de vote en respectant la réglementation en vigueur afin de garantir la régularité du scrutin
• Élaborer l’ensemble des documents budgétaires en collaboration avec les autorités municipales compétentes et le comptable public, pour évaluer les recettes et les dépenses sur une année
• Dans l’objectif de transmettre au comptable public les éléments de comptabilité courante, effectuer les opérations courantes, via les outils numériques dédiés, en appliquant les règles de la comptabilité publique
• Préparer les dossiers de demande de subvention pour financer les projets communaux, en lien avec les autorités compétentes et les partenaires public (État, région, etc.)
• Planifier les interventions nécessaires à la gestion du patrimoine de la collectivité (bâtiments, espaces verts, voiries, etc.) et des équipements dans le respect de la réglementation sécuritaire pour une optimisation des usages et des aspects financiers
• Gérer les ressources humaines de la commune, dans le respect des positions statutaires et sociales, en accompagnant au quotidien les agents et contractuels, pour assurer la continuité du service public et en pilotant la procédure de suivi des carrières
• Réaliser l’administration de l’ensemble des événements liés aux ressources humaines, dont la rémunération, pour être en conformité avec les obligations légales (maladie, congés, temps de travail, absence, etc.)
• Élaborer les dossiers de consultation des entreprises en s’appuyant sur l’analyse des besoins de la collectivité et en déterminant le montage contractuel adapté en application du cadre du Code de la Commande Publique, du Code Général des Collectivités Territoriales et des procédures
• Assurer le suivi administratif, matériel et financier des achats en fonction de la procédure mise en œuvre : marché public ou procédure d’achat spécifique, en se référant aux éléments contractuels pour sécuriser l’achat
• Assurer le classement et la conservation des archives communales et intercommunales en s’appuyant sur les principales dispositions du Code du patrimoine et du Code général des collectivités territoriales, pour permettre de disposer en permanence des informations utiles à son activité, de preuves des droits et obligations des administrés et sauvegarder la mémoire de la commune
• Appliquer les procédures de communication et les délais de communicabilité des archives variables en fonction de l’auteur de la demande, pour permettre leur utilisation conformément à la législation et à la réglementation en vigueur

Secteurs d’activités :

• Communes du monde rural de moins de 3 500 habitants (possibilité d'exercice des fonctions pour plusieurs employeurs / collectivités)
• Communautés de communes (EPCI)
• Communautés urbaines
• Syndicats mixtes
• Communautés d’agglomérations

Type d'emplois accessibles :

Le secrétaire de mairie est souvent affecté à un service spécialisé, les diverses activités étant segmentées au sein de services. En conséquence il se spécialise lui aussi.

Le code général des collectivités territoriales, autorise également un secrétaire de mairie a être détaché pour exercer des missions particulières telles que :

• un emploi fonctionnel de directeur général de service dans les communes de 2 000 à 3 500 habitants,
• au sein d’Etablissements Publics Administratifs de type CCAS (Centres communaux d’action sociale),
• au sein de services de missions temporaires du Centre de Gestion pour effectuer des missions de remplacements dans des Collectivités et Etablissements publics adhérents au service, ou renforcer momentanément leurs équipes.

• Campus des Valois - Formation Continue

• Campus des Valois - Formation Continue

  1ère habilitation	Début validité	Fin validité
  31/10/2024	31/10/2024	31/10/2027

• 13121 : Gestion publique
• 35035 : Secrétariat assistanat spécialisé
• 13021 : Collectivité territoriale

• 340 - Spécialités plurivalentes des services à la collectivité