Secrétaire assistant(e)

Autre certification de niveau 4

[Code Certif Info N°108857]
Type de titre / diplôme
Certification active
Niveau de qualification
4 - Savoirs factuels et théoriques
Sortie
Bac
Descriptif

Le secrétaire assistant est chargé des activités suivantes :

  • Gestion des agendas
  • Participation à l'organisation des activités
  • Enregistrement et traitement de données
  • Exploitation des flux d'informations
  • Management de l'information
  • Entretien d'un réseau de contacts
  • Accueil et orientation des interlocuteurs
  • Information des interlocuteurs
Objectif

Bloc de compétences n°1 : Organiser les activités d'un secrétariat

  • Tenir les agendas (tous supports) en utilisant l'outil de communication dédié (logiciel ) ;
  • Apprécier la durée nécessaire des entretiens selon le motif et la nature de l'entretien afin de rationaliser l'agenda ;
  • Prendre les rendez-vous en coordination avec d'autres activités ;
  • Suivre les échéanciers en vue de respecter les délais ; 
  • Identifier les conflits de rendez-vous potentiels pour y apporter une solution et/ou en faire part à la hiérarchie ;
  • Tenir informés la hiérarchie et les agents du secrétariat des échéances à l'aide des moyens de communication dédiés ;
  • Élaborer ou faire élaborer les documents préparatoires à une réunion à l'aide des moyens dédiés selon les consignes de la hiérarchie ;
  • Coordonner les démarches pratiques simples liées aux déplacements d'autorités ou à l'organisation d'une réunion (hébergement, trajets, programme ) en prenant en compte les paramètres logistiques (ressources, contraintes ) ; 
  • Rédiger le compte rendu d'une réunion mentionnant les points majeurs ;
  • Établir des tableaux de suivi et statistiques liés à l'activité du service pour faciliter la prise de décision ;
  • Enregistrer les documents dans le respect des règles de confidentialité et de sécurité des systèmes informatiques ;
  • Archiver les documents de façon partagée.

Bloc de compétences n° 2 : Traiter les flux d'informations d'un secrétariat

  • Traiter l'arrivée des informations et des correspondances en appliquant les règles de confidentialité et de la correspondance institutionnelle (relevé, enregistrement, analyse, attribution, suivi de la diffusion)
  • Élaborer des correspondances complexes en appliquant les principes de traitement du courrier protégé/non protégé, dans les règles de protection du secret et de discrétion professionnelle
  • Transmettre des correspondances complexes conformément aux règles applicables au courrier protégé/non protégé
  • Participer à la capitalisation de l'information par un archivage selon la méthode de classement et de sauvegarde

Bloc de compétences n°3 : Mener les activités de communication d'un secrétariat

  • Actualiser un carnet d'adresses de contacts professionnels courants en utilisant de façon adéquate les systèmes d'information et de communication afin qu'il puisse être exploité pour s'adresser sans délai à l'interlocuteur idoine ;
  • Rechercher un interlocuteur pour répondre à un besoin exceptionnel, en fonction du domaine professionnel et des directives de l'autorité hiérarchique, en faisant appel à son réseau et/ou aux systèmes d'information et de communication ;
  • Accueillir les interlocuteurs en face à face ou au téléphone avec le comportement adapté à la situation afin de prendre en compte leur demande
  • Restituer un message écrit ou oral au destinataire concerné pour que la demande soit traitée
  • Présenter clairement et de manière structurée des éléments succincts de réponse à certaines demandes
  • Rediriger le visiteur ou les communications téléphoniques vers la personne compétente afin d'obtenir une réponse
  • Répondre aux questions de son ressort en recherchant les informations nécessaires par les moyens documentaires, informatiques à disposition, dans le respect des règles de sécurité et de confidentialité ;
  • Communiquer fidèlement en interne de l'organisme ou vers l'extérieur les informations utiles.
Débouchés

Secteurs d'activités :

Au sein du ministère des Armées le secrétaire assistant est employé dans tout type de structure administrative : service de secrétariat général, secrétariat particulier. Les fonctions sont exercées en échelon central ou dans les unités en région ; en métropole ou en outre-mer ou à l'étranger. Dans le secteur civil ses compétences transverses lui ouvrent l'accès à toute branche d'activité et tout type d'entreprise disposant de secrétariats administratifs : secteurs public, privé, associatif.

Type d'emplois accessibles :

Au sein des Armées : agent de secrétariat, assistant d'administration, assistant de direction.

Au sein du secteur civil : secrétaire assistant, chargé d'accueil.

RNCP
Inscrit de droit Voir la fiche n° 35039
Certificateur
  • Ministère des Armées
Valideur
  • École des fourriers de Querqueville
    1ère habilitation Début validité Fin validité
    16/06/2020 16/06/2020 16/06/2025
Session de l'examen
Année de la première session Année de la dernière session
Domaine de formation (Formacode)
  • 35054 : Secrétariat assistanat
Lien vers les métiers (ROME)
Domaine de spécialité (NSF)
324 : Saisie, mise en forme et communication des données
Accessibilité
Formation initiale Formation continue Apprentissage Contrat de pro VAE Demande individuelle
Eligibilité au Compte Personnel de Formation (CPF)
Identifiant CPF Début de validité Fin de validité
330966 14/11/2020
Informations mises à jour le 13/11/2020 par Certif Info.