Assistant(e) secrétariat

Objectifs

- Développer les capacités pour une meilleure synergie entre l'assistant et la direction.
- Travailler en coordination avec la direction pour établir la classification de ses priorités.
- Être capable de faire le porte-parole de la direction.
- Appui administratif voire logistique et financier / Organisation des flux d'information
- Communication interne et externe sur l'ensemble des sujets de la structure
- Gestion des priorités face à la multiplicité des tâches et interlocuteurs

Programme de la formation

Module 1 : Les écrits professionnels
Chapitre 1 : Le courrier
- La lettre
- Mise en page avec Word
- La télécopie ou fax
- La messagerie électronique
Chapitre 2 : Les notes
- La note de service
- La note d'information
- La note de synthèse
Chapitre 3 : Les tableaux
- Créer un tableau simple avec Word
- Insérer, supprimer des lignes et des colonnes avec Word
- Modifier la hauteur et la largeur des cellules avec Word
- Mise en forme des cellules avec Word
Chapitre 4 : Les rapports
- Technique de rédaction de rapport
Chapitre 5 : Les comptes-rendus
- La prise de notes
- Le compte-rendu
Chapitre 6 : Les formulaires
- Les formulaires
- Le questionnaire
Chapitre 7 : Les documents commerciaux
- Le bon de commande
- Le devis
- La facture
- Le bon de livraison, de réception
Module 2 : La gestion du temps
- Gestion du temps
- Création et modifier une tâche avec Outlook
- Les outils de gestion de temps
- Planifier un rendez-vous avec Outlook
- Gagner du temps
- Gestion de l'espace de travail
Module 3 : L'organisation administrative
Les procédés de classement
Les ordres de classement
Module 4 : Communication et information (Réception et diffusion)
- Collecter les informations
- Visualiser l'information
- Diffuser l'information
Module 5 : Organisation des réunions et des déplacements professionnels
- Organisation de réunion
- Organisation de déplacement

Validation et sanction

Attestation de formation

Type de formation

Non certifiante

Sortie

Sans niveau spécifique