Assistant de direction

• Assistant de direction - Code CertifInfo 114611
  • Niveau de qualification : 5 - Savoirs étendus, spécialisés, factuels et théoriques

Objectifs

• Organiser la participation aux évènements, réunions et séminaires du dirigeant et des équipes en utilisant les outils numériques et collaboratifs pour optimiser les déplacements, coordonner et faciliter le travail de la direction et des équipes dans une démarche respectueuse de la RSE
• Gérer les agendas personnels et partagés des responsables, en utilisant des outils de gestion des agendas électroniques (Outlook ou Google Agenda ou Calendrier pour Mac) pour planifier les réunions et les déplacements des responsables
• Répondre aux urgences et aux imprévus en utilisant sa connaissance de l?organisation, de son fonctionnement et des outils tels que la matrice d?Eisenhower ou la méthode NERAC pour optimiser la gestion du temps de la direction et des équipes
• Concevoir les tableaux de bord de suivi de l?activité en identifiant les indicateurs adaptés à la structure et au domaine d?activité pour aider la prise de décision de sa hiérarchie et des équipes concernées
• Actualiser de façon régulière les tableaux de bord avec les informations internes et externes collectées pour rédiger une analyse dans un document écrit de reporting afin d?informer la hiérarchie des écarts détectés entre le réel et le prévisionnel
• Etablir un diagnostic des besoins et des process en place en utilisant les outils existants au sein de l?organisation (CRM, ERP, logiciel interne, etc.) pour détecter les manques et les dysfonctionnements éventuels afin de faire des propositions d?amélioration
• Proposer une optimisation des procédures en adaptant les process de travail aux exigences normatives et règlementaires et au contexte de l?organisation pour fluidifier les circuits d?information afin de faciliter l?exécution des tâches administratives
• Collecter les informations demandées ou nécessaires au fonctionnement du service en repérant les sources adéquates pour les analyser et les traiter en fonction de leur origine, de leur nature et de leur utilisation
• Déterminer l?objectif et les destinataires des écrits professionnels en analysant la situation et son contexte pour choisir et rédiger des écrits professionnels en français et en anglais et en utilisant les outils de bureautique
• Diffuser, après contrôle, l?information en interne et en externe en utilisant les méthodes de diffusion habituelles de la personne ou du service destinataire pour rendre l?information disponible rapidement pour les parties concernées
• Organiser le classement et l?archivage papier ou numérique de l?information selon la règlementation en vigueur pour permettre aux utilisateurs d?accéder facilement à l?information souhaitée
• Accueillir en français et en anglais les différentes parties prenantes (clients, fournisseurs, salariés, partenaires, etc.) en prenant en compte les différence

  Programme de la formation

  Accompagner le dirigeant ou le chef d'entreprise dans son quotidien :
  - Outils de bureautique et travail collaboratif  et techniques professionnelles
  - Organisation administrative et gestion du temps
  - Gestion des relations clients et fournisseurs
  
  Structurer et transmettre des informations en interne et en externe du service :
  - Organisation de l'entreprise
  - Droit du travail
  - Technique d'expression et de communication en français et en anglais
  - Sensibilisation RSE
  
  Accompagner la direction dans la gestion des projets et les dossiers spécifiques :
  - Management de projet
  - Budget
  - Communication internet : rédaction web et réseaux sociaux
  
  Bloc optionnel : communication
  Participer aux actions de communication d'une structure
  - PAO / TIC
  - Culture web
  
  Bloc optionnel : RH
  Participer à la gestion des ressources humaines d'une structure
  - ADP et pai
  - Fonction RH

  Validation et sanction

  Assistant de direction

  Type de formation

  Certifiante

  Sortie

  Bac + 2