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DES RESSOURCES ET DES OUTILS AU SERVICE DES ACTEURS ET DES PROFESSIONNELS. |
TP - Chargé d'accueil et de gestion administrativeDate de mise à jour : 25/03/2026
| Identifiant OffreInfo : 24_300592 |
Carif-Oref Provence - Alpes - Côte d'Azur |
Le chargé d'accueil et administratif intervient dans un environnement multitâche, il joue un rôle essentiel dans les activités d'accueil et administratives d'une structure. En tant que point de contact privilégié, il contribue à créer une première impression positive et à faciliter les échanges au sein de l'entreprise. Il est un interlocuteur important tant pour les collaborateurs que pour les partenaires externes. De plus, il participe activement à la qualité de la communication de la structure, valorise son image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de cette fonction est primordiale. Les missions du chargé d'accueil et de gestion administrative se répartissent entre le front office (accueil et gestion des visiteurs) et le back office (gestion administrative). Il travaille de manière autonome dans la prise en charge des interactions courantes et des tâches administratives, dans le respect des procédures établies. Il dispose d'une marge de manoeuvre pour résoudre des situations délicates ou conflictuelles dans les limites définies par sa hiérarchie. Il est responsable de la protection des informations transmises, avec une attention particulière à la confidentialité, conformément aux consignes et procédures de la structure. Il doit être capable d'organiser son travail en fonction des priorités fixées et des délais impartis.Le chargé d'accueil et de gestion administrative interagit avec une diversité d'interlocuteurs internes (collaborateurs, hiérarchie, services connexes) et externes (visiteurs, clients, fournisseurs, partenaires commerciaux).Ces interactions l'amènent à adapter son discours et son attitude selon le public rencontré, qu'il s'agisse de résoudre des demandes simples ou de désamorcer des situations de tension. Le poste de chargé d'accueil et de gestion administrative se déroule majoritairement, de façon sédentaire, en espaces d'accueil mais également au sein de services administratifs.L 'utilisation quotidienne des outils numériques tels que CRM (Custumer relationship management), ERP (Enterprise Resource Planning), GED (Gestion électronique des documents), agendas partagés, messageries électroniques, standard téléphonique, implique une actualisation constante des compétences liées aux évolutions technologiques.Une prise en compte des besoins particuliers des visiteurs est requise, y compris les adaptations nécessaires pour les personnes en situation de handicap. Enfin, dans son quotidien professionnel, le Chargé d'
BC01 - Assurer les activités d'accueil d'une structure - Assurer l'accueil physique et téléphonique- Gérer des situations complexes à l'accueil- Traiter les flux d'information internes et externes BC02 - Gérer les activités administratives d'une structure - Prendre en charge les activités administratives courantes- Assurer le traitement administratif des dossiers- Traiter les réclamations courantes
Certifiante
Bac
Conventionnement : Non
Niveau d'entrée : Information non communiquée
Une connaissance des outils numériques sera un gain de temps et facilitera la prise en main des outils et documents utiles à sa profession. Un niveau BAC facilitera les apprentissages.