|
DES RESSOURCES ET DES OUTILS AU SERVICE DES ACTEURS ET DES PROFESSIONNELS. |
Titre professionnel secrétaire assistantDate de mise à jour : 12/03/2025
| Identifiant OffreInfo : 07_33685 |
GIP Alfa Centre-Val de Loire |
Premier interlocuteur des collaborateurs, mais également des partenaires externes à l'entreprise, le secrétaire assistant contribue à la qualité de la communication de la structure. Il en valorise l'image et assure le relais de l'information. La dimension relationnelle de la fonction est de ce fait essentielle.
Il facilite le travail de sa hiérarchie en prenant en charge la préparation des dossiers, la conception, la présentation et la diffusion de documents tels que mails, courriers, comptes rendus, tableaux ou graphiques, grâce à une orthographe et une syntaxe irréprochables. Il effectue la recherche d'informations à partir de sources identifiées et organise le classement et l'archivage physiques et numériques.
Il assiste l'équipe en gérant l'accueil des visiteurs et les flux d'appels multicanaux, en gérant la prise de rendez-vous et la tenue des agendas ainsi qu'en organisant les réunions et les déplacements.
Il traite les commandes clients ou les demandes d'achats et les approvisionnements. Il assure l'interface entre l'entreprise et ses interlocuteurs, répond aux demandes d'information et traite les réclamations courantes qu'il a identifiées et analysées, en conciliant satisfaction de l'interlocuteur et intérêt de l'entreprise. Il facilite le suivi de l'activité commerciale en produisant des tableaux statistiques et des graphiques significatifs.
Selon l'organisation de la structure, il participe au suivi administratif du personnel en tenant à jour les dossiers, en procédant aux formalités d'embauche et de départ des salariés et en apportant des réponses conformes au droit du travail aux demandes courantes d'information d'ordre social. Le secrétaire assistant peut être amené à prendre en charge de manière agile les travaux des collègues des différents secrétariats à tout moment, afin de maintenir une continuité de service, nécessitant une capacité d'adaptation et d'ouverture sur son environnement.
Selon le contexte de la structure, l'utilisation de la langue anglaise peut être demandée pour apporter des réponses à des demandes simples d'un interlocuteur anglophone. Le secrétaire assistant exerce sa fonction avec un degré d'autonomie et de responsabilité qui varie selon la taille et le domaine d'activité de l'entreprise. L'organisation des tâches qui lui incombent relève de sa propre initiative.
La multiplicité des tâches et des intervenants entraîne des interruptions fréquentes de l'activité en cours et nécessite une appréciation et une gestion des urgences et priorités.
L'essentiel de l'activité s'exerce de façon sédentaire avec l'utilisation d'outils numériques et de progiciels propres à la structure. L'évolution technologique de ces outils nécessite une mise à jour et une adaptation des compétences en permanence. Les horaires sont stables même si l'amplitude des horaires de travail tend à s'élargir pour s'adapter aux flux des sollicitations de la clientèle ou des usagers.
Activité-type 1 :
Assurer les travaux courants de secrétariat et assiter une équipe
Activité-type 2 :
Réaliser le traitement administratif des diverses fonctions de l'entreprise.
La formation modulaire permet de tenir compte de l'expérience et des compétences déjà acquises par le stagiaire. La formation est sanctionnée par l'obtention d'un Titre Professionnel ou de CCP (modules) reconnus par le Ministère du Travail.
La méthode pédagogique dominante est active et vise, en favorisant l'implication du (de la) stagiaire, le développement de l'autonomie, l'esprit de responsabilité, l'initiative, l'observation. Les stagiaires (15 sur l'ensemble de la filière) progressent à leur rythme grâce à des exercices adaptés. Les formateur(trice)s dispensent des conseils et une évaluation individualisée.
Un tronc commun en Filière Tertiaire (Employé(e) Administratif(ve) et d'Accueil - Secrétaire Assistant(e) - Secrétaire Comptable) permet au (à la) stagiaire de choisir son orientation sur des bases concrètes. Au terme de ce tronc commun, l'orientation définitive sera proposée à la MDPH, en concertation avec l'équipe pluridisciplinaire.
Certifiante
Bac
Conventionnement : Non
Entreprise
Niveau d'entrée : Sans niveau spécifique
-